Резерв по отпускам в бухгалтерском учете
Формирование резерва на оплату отпусков предусмотрено ПБУ 8/2010 и является обязательным для всех российских компаний за исключением предприятий, работающих на упрощенной системе ведения учета.
Подобный резерв – это оценочное обязательство перед персоналом фирмы: на конец отчетного периода у многих сотрудников имеются дни неиспользованных отпусков. Образование подобного резерва, как отражение в бухучете обязательств, выполнение которых, несомненно, настанет в будущем, делает отчетность более достоверной и реалистичной.
Ведь отпуск обязательно наступит и будет гарантировано оплачен. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить его в учетных регистрах расскажет эта статья.
Резерв отпусков: как формируется
Компании, создающие резерв, обязаны отметить в учетной политике этот факт, а также периодичность формирования резерва и метод расчета, который будет применяться.
Начисляют резерв на окончание каждого отчетного периода.
К примеру, в компаниях, представляющих только годовую отчетность, резерв формируют один раз на 31 декабря, на предприятиях с квартальной отчетностью создание резерва проводят на каждое последнее число квартала.
Возможно и ежемесячное начисление резерва. Этот вариант наиболее точен, поскольку с каждым месяцем число дней очередного отпуска сотрудника растет, но и, естественно, трудоемок.
В связи с избранной периодичностью, начисление резерва на оплату отпусков осуществляется на конец:
Отпускной резерв, как и все оценочные обязательства, отражается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Для удобства учета открывают отдельный субсчет. Отчисления в резерв по отпускам в бухгалтерском учете производятся по Д/ту счетов, участвующих в начислении заработной платы сотрудникам:
- занятым непосредственно в цехах – сч. 20;
- вспомогательных служб – сч. 23;
- АУР и общехозяйственного персонала – сч. 26;
- занятым в продажах– сч. 44;
- участвующим в строительстве – сч. 08.
Бухгалтерская запись при начислении резерва – Д/т (20, 23, 26, 44, 08) К/т 96
В балансе компании сумма созданного резерва (К/т 96) фиксируется в пассиве по строке 1540.
Резерв отпусков: формирование и учет в 2018 году – способы расчета
Законодательством не определен строгий алгоритм расчета резерва, однако требует его достоверного установления и документального подтверждения.
Таким образом, компании порядок расчета определяют самостоятельно и закрепляют в учетной политике документ, применяемый для этих целей.
Это может быть бухгалтерская справка с необходимыми приложениями, форма, разработанная на основе расчетных ведомостей и сведений кадровой службы либо другой удобный для фирмы документ.
Методов расчета резерва несколько, мы представим наиболее точный из них – расчет на основе среднедневного заработка.
На каждую отчетную дату кадровик представляет информацию о наличии неиспользованных отпусков (включая дополнительные) в днях по каждому работнику.
Бухгалтер рассчитывает общее количество причитающихся дней по группам работников, разделяя их по источникам формирования зарплаты.
Затем рассчитывают среднедневной заработок по группе, применяя формулу:
Зсд = ФОТ / Т / Р, где ФОТ – начисленная зарплата всем сотрудникам группы за текущий период, Т – число дней в текущем периоде, Р – число работников группы.
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков начисляют так:
О = (Зсд * Вс + Зсд ) х До, где Вс – суммарный тариф страховых взносов, До – суммарное число дней отпуска работников группы на конец текущего периода.
Резервы, рассчитанные по нескольким группам сотрудников, суммируются.
Пример расчета
Фонд оплаты труда работников фирмы составил 3 500 300 руб. за 1 квартал.
Формирование резерва на оплату отпусков»
Численность – 45 человек.
На 31 марта число дней неиспользованного отпуска составило 120 дней.
Зарплата персонала формируется по Д/ту счетов 20, 26 и 44, поэтому исходные данные поместим в таблицу и сделаем расчет по группам. Суммарный процент отчислений во внебюдженые фонды – 30,2%.
| Контингент | Счет формированиязатрат | ФОТ за 1-й кварталв руб. | Численность | Кол-во дней неиспользованного отпуска | Резерв на 2-й кварталв руб. |
| Рабочие | 20 | 2 300 100 | 25 | 60 | 79 859 |
| АУР | 26 | 600 200 | 10 | 35 | 30 390 |
| Менеджеры по продажам | 44 | 600 000 | 10 | 25 | 21 700 |
| Итого | 3 500 300 | 120 | 131949 |
Величину резерва определим по каждой группе отдельно:
Рабочие:
Зсд = ФОТ / Т / Р = 2 300 100 / 90 / 25 = 1022,26 руб. – средний заработок 1 человека в день.
О = (Зсд * Вс + Зсд) х ∑До = (1022,26 х 30,2/100 + 1022,26) х 60 = 79 859 руб. составляет резерв на отпуск цеховых рабочих на 2-й квартал.
АУР:
Зсд = 600 200/ 90 / 10 = 666,89 руб.
О = (666,89 * 30,2/100 + 666, 89) х 35 = 30 390 руб.
Менеджеры:
Зсд = 600 000 / 90 / 10 = 666,67 руб.
О = (666,67 * 30,2/100 + 666,67) х25 = 21 700 руб.
Для исчисления общей суммы резерва показатели по группам суммируются:
79 859 + 30 390 + 21 700 = 131 949 руб.
Итак, начислен резерв на оплату отпусков, проводки:
Д/т 20 К/т 96 – 79 859 руб.
Д/т 26 К/т 96 – 30 390 руб.
Д/т 44 К/т 96 – 21 700 руб.
Расчет не претерпел изменений с прошлых лет, поэтому резерв на оплату отпусков в 2018 году исчисляется также.
По представленному алгоритму можно рассчитывать резерв не по группе работников, а по каждому сотруднику, опираясь на индивидуальные данные. Подобный расчет будет наиболее достоверным, но неприемлемым в крупных компаниях с многочисленным контингентом.
Как корректировать резерв отпусков на 2018 год
Из зарезервированных средств компания производит выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении и отчисляет на эти суммы взносы в фонды. В бухучете эти операции отражаются так:
Д/т 96 К/т 70 – при начислении отпускных;
Д/т 96 К/т 69 – страховых взносов.
Случается, что созданного резерва недостаточно для покрытия суммы отпускных. В этом случае расходы аккумулируются на счетах производства, дублируя проводки по начислению зарплаты:
Д/т 20, 23, 26, 44 К/т 70. Сумму превышения (или остатка) следует учесть при последующем расчете резерва. Рассмотрим, как корректируют сумму резерва на основе примера, приведенного выше.
Допустим, что из начисленного резерва в сумме 131 949 руб. выплаты отпускных (+ взносы) составили 95 200 руб. Т. е. остаток неиспользованных сумм составил 36 749 руб. (131 949 – 95 200).
На 30 июня начислен резерв в сумме 159 600 руб. Поскольку по К/ту 96 числится остаток резервной суммы в размере 36 749 руб., то начисленный резерв на 3-й квартал на эту сумму уменьшают:
159 600 – 36 749 = 122 851 руб.
Итак, резерв отпусков, формирование и учет которого в 2018, не изменился – важный инструмент, используемый компаниями в увеличении достоверности бухгалтерского учета. Его применение гарантирует выполнение обязательств перед персоналом по оплате очередного отпуска.
Источник: https://spmag.ru/articles/rezerv-po-otpuskam-v-buhgalterskom-uchete
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете
1. Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.
2. Как рассчитать сумму резерва на оплату отпусков.
3. В каком порядке используется резерв на оплату отпусков.
Резерв на оплату отпусков, о котором речь пойдет в этой статье, является не чем иным, как оценочным обязательством, формирование которого предусмотрено ПБУ 8/2010. Цель отражения в бухгалтерском учете и отчетности оценочных обязательств, в том числе по оплате отпусков, — сделать отчетность максимально достоверной и приближенной к реальности.
То есть в отчетности должны отражаться не только обязательства, которые организация фактически приняла на себя, но и те, исполнение которых неизбежно наступит в будущем.
Действительно, у большинства работников на отчетную дату имеются неиспользованные дни отпуска, которые, в соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан предоставить и оплатить (или выплатить компенсацию в случае увольнения).
Таким образом, на любую отчетную дату у организации имеются оценочные обязательства перед работниками по оплате накопившихся неиспользованных дней отпуска, а также оценочные обязательства перед бюджетом по уплате страховых взносов с сумм таких отпускных. О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета, — читайте далее в статье.
Формирование резерва на оплату отпусков
В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», отражать оценочные обязательства в бухгалтерском учете и отчетности обязаны все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
Организации, которые вправе вести упрощенный бухучет перечислены в п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся, в том числе и субъекты малого предпринимательства (за исключением перечисленных в п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ).
Таким образом, большинство организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства, не обязаны формировать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков.
! Обратите внимание: Те организации, которые создают резерв на оплату отпусков (формируют оценочное обязательство по оплате отпусков) должны отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Также в учетной политике необходимо прописать способ расчета резерва, о котором речь пойдет ниже.
Как создать и использовать резерв на оплату отпусков?»
Формировать «отпускной» резерв нужно не реже, чем на каждую отчетную дату. Например, если организация сдает только годовую бухгалтерскую отчетность, то формировать резерв нужно не реже, чем один раз в год – на 31 декабря.
Если в организации предусмотрено поквартальное представление отчетности, то резерв нужно создавать не реже, чем на последнее число каждого квартала. Возможно и более частое создание резерва: каждый месяц.
Такой вариант является самым точным, поскольку с каждым отработанным месяцем количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которые работники имеют право, увеличивается. Однако ежемесячное создание резерва является вместе с тем и самым трудоемком вариантом.
Поэтому каждая организация выбирает для себя наиболее оптимальную периодичность формирование резерва на оплату отпусков и закрепляет ее в учетной политике.
Итак, в зависимости от выбранной периодичности, отчисления в резерв на оплату отпусков производятся на последнее число:
Согласно ПБУ 8/2010 (п. 8), все оценочные обязательства, в том числе и по оплате отпусков, отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов, то есть на счете 96. При этом к счету 96 можно открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления в резерв по оплате отпусков делаются в дебет тех же счетов, на которые начисляется заработная плата работникам:
| Дебет счета | Кредит счета | операции |
| 20 «Основное производство» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков производственных рабочих |
| 23 «Вспомогательные производства» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников вспомогательных производств |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников администрации и общехозяйственного персонала |
| 44 «Расходы на продажу» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых в продажах |
| 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 96 «Резерв на оплату отпусков» | Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых созданием внеоборотных активов (строительство зданий и сооружений и т.д.) |
Если организация все затраты, в том числе на оплату труда, учитывает на счете 20, то, соответственно и резерв на оплату отпусков будет начисляться в дебет этого счета.
Сумма сформированного на отчетную дату резерва на оплату отпусков (кредит счета 96) отражается в пассиве бухгалтерского баланса по строке 1540 «Оценочные обязательства».
Расчет суммы резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
В нормативных документах по бухгалтерскому учету порядок расчета величины резерва на оплату отпусков не установлен, то есть организации вправе определять его самостоятельно, закрепив в своей учетной политике. При этом нужно иметь в виду следующее (п. 15, 16 ПБУ 8/2010):
Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для исполнения (погашения) обязательств по состоянию на отчетную дату.
Величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также, при необходимости, мнений экспертов. Организация обеспечивает документальное подтверждение обоснованности такой оценки.
Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо:
- установить в учетной политике способ расчета величины резерва, обеспечивающий наиболее достоверную оценку расходов по оплате неиспользованных дней отпуска работников, а также страховых взносов с этих сумм;
- расчет величины резерва оформить первичным учетным документом по самостоятельно разработанной и утвержденной форме (например справкой бухгалтера) с приложением подтверждающих документов (расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения, необходимые для расчета).
Способов расчета величины резерва на оплату отпусков может быть множество. В этой статье мы подробно разберем один из них, который наиболее достоверно отражает величину обязательств организации по оплате неиспользованных отпусков – исходя из фактического количества неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка.
Шаг 1. Распределить всех работников по группам в зависимости от того, в дебет какого счета начисляется их заработная плата (20, 23, 26, 44, 08).
Шаг 2. Определить количество дней отпуска, на которое имеет право каждый работник, включая дополнительные оплачиваемые отпуска, на конец периода (последний день года, квартала, месяца).
Шаг 3. Посчитать суммарное количество дней отпуска, на которые имеют право все работники каждой группы.
Шаг 4. Рассчитать средний дневной заработок работников каждой группы.
РЕЗЕРВЫ НА ОТПУСКА В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ. Часть вторая.»
Расчет среднего дневного заработка можно произвести несколькими способами. Они будут различаться по степени точности и трудоемкости.
- По сумме начисленной заработной платы:
| Средний дневной заработок работников каждой группы | = | Сумма заработной платы, начисленной всем работникам группы за текущий период (месяц, квартал, год) | / | Количество дней в текущем периоде (месяц, квартал, год) | / | Количество работников в группе |
- По сумме начисленных отпускных
| Средний дневной заработок работников каждой группы | = | Сумма отпускных, начисленных всем работникам группы за истекший год | / | Количество оплаченных дней отпуска всем работникам группы за истекший год |
Шаг 5. Рассчитать сумму резерва по каждой группе работников.
| Величина резерва на оплату отпусков по группе работников | = | ( Средний дневной заработок по группе работников | х | Тариф страховых взносов | + | Средний ) дневной заработок по группе работников | х | Количество дней отпуска, на которое имеют право все работники группы на отчетную дату |
! Обратите внимание: Расчет резерва по оплате отпусков можно производить исходя из фактического среднего дневного заработка каждого отдельного работника (а не по группе) и количества дней отпуска, положенных каждому работнику. Величина резерва будет равна сумме обязательств перед каждым работником. Такой вариант расчета самый точный, однако, и самый трудоемкий.
Пример расчета резерва на оплату отпусков
Организация «Вектор» приняла решение ежеквартально формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете с 2016 года. Заработная плата всех работников начисляется на счет 20, суммарный тариф страховых взносов составляет 30,2%, количество работников составляет 25 человек. На 31.03.15 имеются следующие данные:
- Количество дней неиспользованных дней отпуска всех работников – 100;
- Сумма заработной платы, начисленной всем работникам за 1 квартал 2016 – 1 500 000 руб.;
- Количество дней в 1 квартале 2016 – 90.
Источник: http://buh-aktiv.ru/rezerv-na-oplatu-otpuskov-v-buhgalterskom-uchete/
Резерв отпусков: что это, зачем и кому нужно его создавать
Резерв по оплате отпусков представляет собой оценочную графу в бухучете фирмы перед ее сотрудниками.
Он должен формироваться в каждой компании обязательно, исключением считаются только те фирмы, которые ведут упрощенный бухгалтерский учет.
К таким организациям относятся огромное количество фирм, относящиеся к хозяйственным субъектам малого предпринимательства. Полный перечень можно посмотреть в пункте 4 статьи 6 Федерального Закона «О бухгалтерском учете».
Его задачей является предоставление отчётности на конец отчётного периода в том, что у организации есть обязательства перед работниками по оплате отпусков.
Он является источником:
- Отпускных расходов;
- Различных компенсаций работникам за неиспользованный отпуск;
- Взносы во внебюджетные фонды.
В том случае, если компания не создаёт данную графу в своем бухгалтерском учете, и при проверке Налоговой Инспекцией это обнаруживается, то ведомство вправе подать заявление в суд, привлекая руководство фирмы к административной ответственности по статье 120 Налогового Кодекса Российской Федерации, по статье 15.11 Кодекса об Административных Правонарушениях.
Чтобы уберечь себя и свою репутацию, резерв на оплату отпусков – обязательный параметр бухучета.
Таким образом, бухгалтеру нужно отразить не только обязательства, которые фирма приняла на себя по факту, но и те, которые в дальнейшем ей предстоит пронести.
Это связано с тем, что у многих работников на момент отчётного периода есть неиспользованные дни отпуска, которые работодатель должен возместить.
Как в 1С провести учет резерва отпусков»
Стоит отметить, что организации, которые сформировали резерв на оплату отпусков, должны прописать его в учетной политике для целей бухучета. В ней требуется уточнить способ расчета.
Резерв по отпускам в налоговом учете
Как формировать резерв отпусков
Резерв отпусков должен создаваться на каждую отчетную дату. Такой порядок закреплен в Законодательстве Российской Федерации. То есть, если компания готовит отчет за один год, это означает, что данный резерв должен быть готов в это же время. Если же организация готовит отчет поквартально, то документ нужно предоставлять на последнее число каждого отчётного дня.
Многие компании используют для формирования резервного фонда отпусков программу 1С: ЗУП. Она устанавливается на компьютере и могут отражаться как бухгалтерский, так и налоговый учет.
Стоит отметить, что некоторые организации формируют документ каждый месяц, чтобы соблюдать точность в своих отчетах. Однако это очень трудоемкий процесс, требующий времени на анализ.
Для формирования такого документа не существует законодательно метода или формулы для расчёта всех данных. Поэтому для начала требуется указать в учетной политике:
- Порядок расчета резерва;
- Периодичность его формирования в организации;
- Разновидность бухгалтерского регистра. Это может быть приложение к учетной политике.
Отпускное резервирование нужно учитывать счете 96, где бухгалтер может открыть субсчет «Резерв на оплату отпусков». Все отчисления в него делаются на те же счета, на которые начисляется зарплата сотрудникам:
- На дебет счета 20, а именно «Основное производство» начисляется резерв на оплату отпусков рабочих, занятые на основном производстве;
- В дебет счёта 23 «Вспомогательное производство» начисляется резерв работников, занятых на площадке вспомогательного производства;
- На дебет счет 26 «Общехозяйственные расходы начисляются обязательства перед сотрудниками администрации или общехозяйственных работников;
- В дебет счет 44 «Расходы на продажу» начисляет оценочные обязательства перед работниками, занятых в сфере продаж;
- В дебет счёта 08 начисляется резерв отпусков тех сотрудников, занимающихся изготовлением внеоборотных активов. Так, к ним могут относиться строительство различных зданий и сооружений на территории предприятия.
В первую очередь, для расчета требуется:
- Провести сортировку работников по группам, зависимости от дебета, по которому им начисляется заработная плата. Это необходимо для того, чтобы дальнейшие расчеты не путались и были максимально точными;
- Определить точное количество отпускных дней, на которые имеет право любой работник. В этот перечень входят дополнительные оплачиваемые выходные;
- Суммировать общее количество дней отпуска всех работников;
- Провести расчет средней заработной платы сотрудника каждой дебетовой группы за один день.
Чтобы рассчитать среднюю сумму оплаты труда можно воспользоваться формулой:
- Для начала нужно определить общую сумму заработной платы, начисленная всем работникам за определенный период;
- Полученную сумму необходимо разделить на общее количество рабочих дней данного отчетного периода;
- Полученное число разделите на количество сотрудников в одной группе.
- После этого необходимо получить общую сумму резерва на каждую дебетовую группу. Для этого рекомендуем воспользоваться следующей формулой:
- Полученный средний заработок работников за один день, нужно умножить на тариф страховых взносов и сложить со средним заработком работников за день;
- После этого полученную сумму умножайте на общее число отпускных дней.
Пример расчета
Существует компания А. В учетной политике компании руководство указало, что рассчитывать резерв планирует каждый квартал. Заработная плата каждому работнику начисляется на дебет 20, тариф страховых взносов достигает 25%. В настоящее время, в организации работает 30 человек.
Резерв на оплату отпуска. Как вести учет расходов и обязательств по выплате отпускных»
Кроме этого есть такая информация:
- Общее число отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками компании А — 50
- Общая сумма зарплаты работников, которая была выплачена им за 1 квартал, составляет 1 000 000 рублей.
- В одном квартале 85 дней.
- Далее мы производим расчет суммы резерва в компании А за 1 квартал 2018 года:
- Средняя заработная плата за 1 день: 1 000 000/85/20=588,23 рубля
- Общая сумма резерва, которую имеет компания А, составит: (588,23*25%+588,23) * 50=764 699 рублей.
Проводки резерва на оплату отпусков
В бухучете требуется четкое прописанные резервы. Эти данные прописываются в графе под номером 1540. Стоит отметить, что их размер должен совпадать с кредитовым сальдо 96 счёта. В таком случае проведите проводки:
- Дебет 20 кредит 96. Финансовые средства перечислены в резервный фонд для проведения выплат средства за оплаченный отпуск сотрудникам, которые заняты на основной линии производства;
- Дебет 96 кредит 70. Расходы на выплату отпускных, а перечисление финансовых средств сотрудникам за дни отпуска, которые ими не были использованы.
Источник: https://okbuh.ru/otchetnost/rezerv-po-otpuskam-v-buhgalterskom-uchete-2
Как рассчитать резерв отпусков на 2021 год
Резерв по отпускам — это аккумулированные средства, которые предназначены на оплату будущих отпусков работников. Резерв должны создавать многие организации. В статье рассмотрим, кто обязан формировать такое обязательство, опишем, как рассчитать резерв отпусков, каковы особенности формирования и учета в бухгалтерском и налоговом учете.
КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
Получить доступ
Резерв отпусков является оценочным обязательством и обязанность его создания предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.
Создавать его обязаны все компании, за исключением тех, у кого есть право вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлен Законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:
- субъектов малого предпринимательства;
- некоммерческих организаций;
- участников проекта «Сколково».
Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.
При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.
Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков, проводки:
Операция Дебет Кредит
| Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков | 20, 25, 26, 44 | 96 |
| Начислены отпускные | 96 | 70 |
| Выплачены начисленные суммы | 70 | 51, 50 |
Методики создания резерва в бухучете
Согласно пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым с точки зрения учета, но некорректен с точки зрения признания расходов. Ведь на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут быть уволены, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.
Резервы в бухгалтерском и налоговом учете, создание и использование. Оценочные обязательства»
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.
Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря, а также ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.
Как вариант, можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
- ежемесячно (разделив на 12);
- ежеквартально (разделив на 4).
Начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете
В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о его формировании. В этом случае также в расходах учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.
Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:
- сам факт принятия решения;
- способ резервирования;
- предельное отчисление на текущий налоговый период;
- процент отчисления.
Процент отчисления рассчитайте по формуле:
Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:
На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:
- Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
- Определяется прогнозное значение сумм отпускных исходя из среднего заработка.
- Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
- Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
- Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.
Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.
Минфин в 2012 году в Письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию за неиспользованный отпуск нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления.
Данная позиция является спорной, поскольку суммы отпускных, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства.
Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.
Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете в 2021 – Evle
Чтобы оплачивать отпускные сотрудникам, компания должна откладывать на это деньги, чтобы не возникало ситуаций, когда человек уходит отдыхать, а средств для этого нет. Потому создаётся резерв на оплату отпусков. Подробнее о нём и о том, как он отражается в бухгалтерском и налоговом учёте в 2021 году, расскажет эта статья.
Подробнее о резерве
Уточняя понятие резерва на оплату отпускных, стоит сказать, что он нужен не только для оплаты дней отпуска, но и для взносов во внебюджетные фонды за них. Компенсация за неиспользованный отпуск не всегда покрывается за счёт сбережений.
Запас пригодится для любой компании, так как благодаря ему, ежемесячные затраты на выплаты сотрудникам можно равномерно распределить по расходам, что необходимо для снижения налоговой базы.
Несмотря на то что его создание регламентируется НК РФ, а именно статьёй 324, заводить резерв совсем необязательно, о чём подробнее будет рассказано в следующем разделе. Штрафы предусмотрены, но не за отсутствие ресурса, а за его неправильный расчёт, оформление в документах и т. д.
Кто обязан создавать резерв
Резерв на оплату отпускных имеют право оформить все юридические лица, которые оплачивают налог на прибыль. Но есть исключение для тех, кто использует такие режимы налогообложения, как ОСНО и УСН, так как в них исчисление доходов и расходов происходит кассовым методом, а не методом исчисления.
РЕЗЕРВЫ НА ОТПУСКА В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ. Часть первая.»
Если компания хочет создавать запас, она обращается к статье 324 НК РФ. Налоговый регистр, в котором отмечается вся работа с суммами резерва на оплату отпуска, может вестись в электронной форме.
Когда компания принимает решение не формировать резервный запас, единственное, что от неё требуется – отметить этот факт в учётной политике.
В какие периоды создаётся
Начисление запаса происходит до установленной даты, которую организация может выбрать самостоятельно, в зависимости от того, как удобнее подавать отчётность. К примеру:
- Ежемесячно в последних числах – резерв будет формироваться 12 раз за год. Этот способ используется редко, потому что он слишком сложный, ведь контролировать и списывать издержки ежемесячно непросто.
- Ежеквартально – средний по сложности, но оптимальный. При нём запас формируется 4 раза ежегодно.
- Ежегодно, 31 декабря – самый простой метод, но использовать его могут только те организации, которые сдают отчётность в конце года. Сейчас используется редко, потому что таких компаний не так много.
Какой из вариантов резервировать средства предпочтительнее отмечается в учётной политике. Чтобы посмотреть, как выглядит бухгалтерский и налоговый учёт ежемесячных сбережений на отпуска, можно ознакомиться с таблицей:
Отличия отпускного резерва в бухгалтерском и налоговом учёте
Перед тем как подробно рассматривать налоговый и бухгалтерский учёты, стоит кратко рассказать об их отличиях. Так, о формировании резерва на оплату отпусков в налоговом учёте можно сказать следующее:
- Начисления в счёт запаса делаются для того, чтобы в зарплатные расходы включались и затраты на отпускные.
- Формирование происходит согласно НК РФ и оно доступно всем плательщикам налога на прибыль.
О сбережениях в бухгалтерском отчёте можно сказать, что:
- Они вносятся в отчётность тогда, когда об этом издаётся приказ.
- Порядок, согласно которому создаётся запас, определяется самой компанией.
- Создавать их могут все организации, кроме тех, кто использует УСН.
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учёте: проводки и операции
В бухгалтерском учёте ресурс на оплату отпуска — это оценочное обязательство. Для его создания необходимо выполнение таких условий, как:
- Отсутствие обязательств за прошлые периоды. Их наличие допускается, но только при условии, что в законодательство внесены изменения или появились иные веские обстоятельства.
- Возможность увеличения экономической выгоды организации.
- Возможность оценки запаса.
Чтобы отметить сбережение средств для отпускных в бухучёте, используются следующие проводки:
- Дебет счёта 20 «Основное производство».
- 08 — внеоборотные активы.
- 25 — затраты на производство.
- 26 — расходы на хозяйственные нужды.
- 44 — затраты на реализацию.
- Кредит счёта как резерв будущих затрат — 96.
- Субсчёт как отпускной ресурс.
операции – начисление ресурсов на оплату отпускных. Для того чтобы отразить компенсации за неиспользованные отпуска за счёт резерва и страховые взносы, проводки будут другие. Так, для компенсации это будет выглядеть так:
- Дебет счёта 96.
- Субсчёт — резерв на оплату отпускных.
- Кредит счёта 70 — расчёты заработной платы.
Для отражения начисляемых страховых взносов на отпускные за счёт сбережений потребуется другая схема:
- Дебет счёта 96.
- Субсчёт как резерв на оплату отпуска.
- Кредит счёта 69 — расчёты на социальное страхование.
Иногда сальдо на счёте 96 оказывается нулевым, а начисленного ресурса для оплаты не хватает. Тогда отпускные и компенсации начисляются в дебет счетов для учёта затрат — 20 (08, 23, 26, 44).
Сумма запаса отражается в бухгалтерской отчётности в «Оценочных обязательствах», то есть по строке 1540. Величиной будет кредитовый сальдо по счёту 96, субсчёту «Резерв на оплату отпусков».
Расчёты резерва по отпускам
В законе нет чёткого образца, по которому нужно посчитать отложенный ресурс на оплату отпусков, поэтому организации сами его разрабатывают, и в обязательном порядке отмечают в учётной политике компании. Есть три распространённых способа создания резерва, которые применяются у большинства юридических лиц. Их можно использовать в точности, а можно взять за основу:
- Первый способ – рассчитать резерв с помощью среднего дневного заработка сотрудников.
- Второй способ – рассчитать норматив отчислений по отчётности прошлого года. Он будет вычисляться как вложения на оплату отпускных и компенсации каждой группы работников из общей суммы расходов на зарплаты за год.
- Третий способ – для него, как и во втором способе, сначала нужно поделить сотрудников на группы. Разделение происходит согласно информации о том, в дебет какого счёта переходит их заработная плата. К примеру, зарплата менеджеров по продажам учитывается как «Расходы на продажу» в счёте 44, а работников на производстве – по дебету счёта 20 «Основное производство». После разделения резерв рассчитывается как затраты на отпускные для каждой группы в общей сумме затрат на зарплаты группы.
То есть сумма, отправляющаяся в запас — это отношение вложений на оплату отпускных к расходам на зарплаты. Предел отчислений и ежемесячный процент должны также отражаться в учётной политике.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков
Нет никакой гарантии, что фактически начисленные отпускные и величина сбережений совпадут, так как ситуации происходят разные, риск непредвиденных расходов есть всегда. Чтобы подвести итоги состоявшихся расходов и отчислений в запас, проводится его инвентаризация. Делается это по закону на 31 декабря текущего года, и проводит её не ФНС, а бухгалтерия.
Бухгалтерский вестник ИРСОТ. Выпуск 101. Резерв на оплату отпусков: в чем выгода?»
Сведения берутся из регистра налогового учёта, потому что в нём есть и размер сбережений, и данные о его пополнении, и записи об изъятии из него денег в счёт отпускных и взносов на страхования. После определяется, будет ли резерв составлять на следующий год или нет. В первом случае принцип действий будет таков:
- Остаток сбережений с этого года можно перенести на следующий.Главное, определить их размер. Для этого нужно рассчитать на каждого сотрудника сумму, которая должна быть ему выплачена в случае требования компенсации. То есть, сколько в месяц выделялось на его отпуск, и сколько из этой суммы он не взял, потому что отгулял не всё выделенное в году время. Простым вычитанием эту сумму определить нельзя, поэтому используется формула – умножить количество суток неиспользованного отпуска на средний дневной заработок (со взносами на страхование). Результаты этого умножения за каждого сотрудника складываются. Это и будет суммой из сбережений, переходящей на следующий год.Если резерв больше расходов и вычисленного остатка, то его оставшуюся после всех вычислений часть нужно перенести на внереализационные доходы. В случае обратной ситуации, когда расходов больше и вычисленный остаток по ресурсам, который можно перенести, оказался больше самого запаса, то разница уходит на оплату зарплат в следующем году. Всё это регламентируется статьёй 324.1 НК РФ.
- Остаток ресурса можно не переносить, потому что ресурс на оплату отпусков не будет оформляться.Для начала этот факт отказа от сбережений нужно оформить в учётной политике. После, если сумма оставшегося запаса оказалась меньше состоявшихся расходов, то всю разницу нужно отправить на зарплаты сотрудников в будущем году. Если сбережение больше расходов, то его остаток уходит на внереализационные доходы.
Резерв на оплату отпуска в налоговом учёте
В налоговом учёте расходы признаются равномерно, при условии фактических расходов. Возможность создания запаса регулируется статьёй 324.1 НК РФ, в которой подробно говорится об учётных данных, их формировании и корректировке к концу года. Вести налоговый учёт при формировании запаса не является обязательной процедурой.
Перед тем как делать равномерный учёт расходов на отпуска для целей налогообложения, нужно внести следующие сведения в учётную политику:
- Способ резервирования.
- Максимальная ежемесячная сумма отчислений в запас.
Отметка в учётной политике – единственная черта, которая делает бухгалтерский и налоговый учёты похожими.
После внесения сведений в политику составляется особый расчёт, в котором вновь отражается ежемесячный резерв.
Он должен формироваться исходя из данных о планируемых расходах на отпуска сотрудников, включая страховые взносы.
Процент отчислений будет представлять собой отношение планируемых расходов на отпускные в год к планируемой сумме, которая уйдёт на оплату труда. Это и будет ежемесячный максимум по взносам.
После всех расчётов юридическому лицу позволяется относить на расходы этот запас. Они могут снизить налог на прибыль, так как являются расходами, связанными с зарплатами.
Резерв на оплату отпуска — полезная возможность, доступная в большей степени крупным организациям, оборот средств и величина штата сотрудников которых позволяет ею воспользоваться.
Формирование запаса не упрощает работу бухгалтерии, однако, позволяет с большей точностью собирать данные о статьях расходов и контролировать их.
Также сбережение на отпуска можно считать своеобразной подушкой безопасности на случай непредвиденных обстоятельств в компании, когда оплачивать работникам честно заработанные отпускные будет проблематично.
Источник:
