Как хранить счета-фактуры

Позиция налогового ведомства

Если срок хранения счетов-фактур в НК РФ прописан довольно чётко, то с электронной версией этого документа не всё ясно. В письме от 19 июля 2018 года № СД-4-3/14079 Налоговая служба России дала ряд важных разъяснений на этот счёт.

Во-первых, хранение электронных счетов-фактур, которые были выставлены согласно действующим правилам, плательщик обеспечивает тоже в электронном виде самостоятельно. То есть нет необходимости распечатывать и тем самым дублировать их в бумажном варианте.

По мнению ФНС, эти правила хранения счетов-фактур в полной мере распространяются:

• подтверждения оператора электронного документооборота;
• извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Также м. «Операторы ЭДО: перечень».

Налоговая служба России в своих разъяснениях выделила ещё один важный нюанс порядка хранения счетов-фактур. Как было сказано, счета-фактуры, которые организация выставила в электронном виде, распечатывать не нужно. Поэтому пропуски в хронологии счетов-фактур, которые выставлены электронно, отражать в сшиве счетов-фактур, выставленных в бумажном варианте, закон не требует.

Как видно, требования к хранению счетов-фактур налоговики трактуют в пользу плательщиков. Очевидное преимущество которых – избавление от излишней бумажной документации.

Чем руководствоваться

По закону можно выбирать: сформировать и выставить счет-фактуру на бумаге носителе и/или в электронном виде (абзац 2 п. 1 статьи 169 НК РФ).

Сами требования к выставлению и получению счетов-фактур в электронном виде по ТКС с проставлением усиленной квалифицированной подписи закреплены приказом Минфина России от 10 ноября 2016 года № 174н (далее – Правила).

На основании п. 1.13 этих Правил, участники оборота электронными документами по НДС, подписанными усиленной квалифицированной подписью, обеспечивают их хранение вместе с применённым для формирования ЭП квалифицированным сертификатом ключа проверки в течение установленного срока хранения счетов-фактур на предприятии.

Кроме того, счета-фактуры (в т. ч. корректировочные и исправленные), подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в т. ч. корректировочного и исправленного) хранят по принципу хронологии соответственно по мере:

• выставления (составления, в т. ч. исправления, когда не подлежат направлению покупателю либо если направлены (в т. ч. корректировочные и исправленные), но не получены покупателем);
• получения за соответствующий налоговый период.

Об этом говорит п. 14 регламента ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур для целей НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Также см. «Журнал учета счетов фактур за 1 квартал 2018 года: пример заполнения».

Источник:

Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры

Минфин России выпустил письмо от 13.01.16 № 03-03-06/1/259, адресованное тем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые подключены к системам электронного документооборота (ЭДО) и обмениваются электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Чиновники напомнили, что такие налогоплательщики могут хранить электронные счета-фактуры без распечатывания на бумаге.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

Как известно, счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п.1 ст. 169 НК РФ). При этом электронный счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (п.6 ст. 169 НК РФ).

Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота и подключиться к системе для обмена электронными документами с контрагентами (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур). Подробнее о порядке обмена см.

«С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами».

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регулируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. В пункте 1.3 Порядка оговорено: участники ЭДО обязаны хранить электронные документы совместно с сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Счета-фактуры, подтверждения оператора ЭДО, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период (п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв.

постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Проанализировав упомянутые нормы, в Минфине делают вывод: электронные счета-фактуры хранятся в электронном виде без распечатывания на бумаге. Аналогичная позиция выражена в письме ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@. (см. «ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумаге»).

Напомним, что по общему правилу, срок для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе, счетов-фактур, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Обратите внимание: организации, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «Контур.Диадок» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца». Подробнее об этом см. «Организации и ИП могут бесплатно отправлять контрагентам любое количество электронных документов в течение 2-х месяцев».

Источник:

Как хранить электронные счета-фактуры?

ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумагеЭлектронные счета-фактуры равнозначны своим бумажным аналогам.

Поэтому компании и предприниматели, которые подключены к системе электронного документооборота  и обмениваются электронными счетами-фактурами (ЭСФ), не обязаны хранить эти документы в бумажном виде.

Об этом напомнила Федеральная налоговая служба в письме от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@.

Согласно Налоговому кодексу счет-фактура может быть составлен и выставлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 1 ст. 169НК РФ). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи  регулируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н.

Электронный счет-фактура признается юридически значимым при соблюдении следующих условий. Во-первых, он должен быть составлен в утвержденном Федеральной налоговой службой XML-формате (приказ ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/138@).

Во-вторых, подписан электронной подписью (КЭП) руководителя или другого уполномоченного лица. В-третьих, выставлен через оператора ЭДО.

Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота и подключились к системе для обмена электронными документами с контрагентами (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур). Подробнее о порядке обмена см.

«С 23 мая контрагенты могут обмениваться юридически значимыми электронными счетами-фактурами»; «Чем подписывать электронные счета-фактуры в 2013 и 2014 году: узнайте ответ из “Диадок-news”».

Счета-фактуры, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении хранятся в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период. Об этом сказано в пункте 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (утв. постановлением правительства РФ от 26.12.

11 № 1137).  Кроме того, пункт 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н, обязывает участников ЭДО хранить документы в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Напомним, что общий для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе, счетов-фактур), составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ).

Учитывая изложенное, налогоплательщик не обязан создавать бумажную копию электронного счета-фактуры и хранить документ именно в бумажном виде.

Счёт-фактура, налог на имущество, хранение фискальных накопителей»

Также авторы письма напомнили, что вычет НДС на основании электронных счетов-фактур применяется в общем порядке.

То есть после принятия на учет товаров (работ, услуг) и при наличии первичных документов, которые также могут быть также оформлены в электронном виде.

Переданные через оператора электронного документооборота формализованные электронные документы можно представить в инспекцию через интернет по телекоммуникационным каналам связи (buhonline.ru)

Источник:

Электронные счета-фактуры: как учитывать

Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. Ст.

169 НК РФ позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде.

Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:

Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:

• получайте бесплатно;
• отправляйте за несколько секунд;
• сокращайте расходы на доставку.

По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.

Узнать больше

Порядок учета

Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж.

Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.

Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.

2016 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.

При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа.

В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения. При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога.

Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.

Книга продаж

По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:

• код вида операции;
• реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
• реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
• реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
• реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
• наименование и код валюты;
• стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.

Книга покупок

По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:

• код вида операции;
• реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
• дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• реквизиты продавца (ИНН/КПП и наименование);
• реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
• номер таможенной декларации;
• наименование и код валюты;
• стоимость сделки и сумма налога, которую налогоплательщик может предъявить к вычету (возмещению).

Право на вычет

Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (ст. 171 НК РФ). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий (ст. 172 НК РФ):

1. товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
2. товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
3. получен правильно оформленный счет-фактура.

Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.

Где хранить копии личных документов работников — Елена Пономарева»

Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.

Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам.

Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, в ред. Федерального закона от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Если же счет-фактура получен после подачи декларации, его нужно относить к новому налоговому периоду.

Источник: https://nalogmak.ru/zadolzhennost/kak-pravilno-hranit-elektronnye-scheta-faktury-vse-o-nalogah.html

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур.

Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.

Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д.

Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников.

В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей.

Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.

В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек.

Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Хранение счет-фактуры в электронной форме»

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г.

с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г.

На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2.

указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.

8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п.

13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Важно

Источник: https://obd2bluetooth.ru/srok-hranenija-schetov-faktur/