Как оформить и представить авансовый отчет по командировке

Командировка: авансовый отчет

Командировки сотрудников являются обычной практикой большинства организаций. Авансовый отчет по командировке – это обязательный документ, который сотрудник предоставляет в бухгалтерию по возвращению из поездки.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Общие положения

Командировки позволяют решать необходимые задачи компании и в конечном итоге влияют на эффективность ее работы в целом. Именно поэтому знать правила, касающиеся их оформления и отчетности крайне необходимо.

На текущий момент авансовый отчет по командировке является единственным документом, который подтверждает затраты сотрудника в служебной поездке, и свидетельствует о факте ее совершения.

Командировочное удостоверение и отчет

До 2016 года удостоверение по служебной поездке подлежало обязательному заполнению. Однако с 1 января 2016 года необходимость в оформлении КУ отпала благодаря соответствующему постановлению Правительства РФ. Таким образом, если в учетной политике организации составление этого документа не предусмотрено, то и предоставлять его не нужно.

Как составить авансовый отчет»

Однако компании оставляют за собой право выдавать сотруднику такое удостоверение, используя для этого старый бланк.

Всегда ли нужен отчет?

С авансовым отчетом по командировке дело обстоит иначе — его заполнение является обязательной процедурой, исключением является:

• Если при поездке сотрудник расходовал только личные средства и не требует компенсации. Затраты на командировку возмещаются компанией, если работник предоставил документы, которые их подтверждают. Если же работник на добровольной основе отказывается от составления отчета и последующей за ним компенсации, обязывать его никто не будет.
• Если затраты на поездку несет предприниматель. Оформлять авансовый отчет на самого себя не имеет смысла. В письме ФНС от 31 августа 2012 года указано, что ИП, который не занимается оформлением авансовых отчетов, не должен подвергаться административным наказаниям в форме штрафов и санкций. Альтернативным авансовому отчету по командировке документ для индивидуального предпринимателя является РКО. В нем отражены все израсходованные суммы, указаны номера накладных и других первичных документов.
• Если перед служебной поездкой сотрудник не получил аванс. В этом случае заявку на компенсацию командировочных расходов сотрудник может подавать в произвольной форме. При этом утвержденный в компании бланк авансового отчета используется не во всех случаях, что не является нарушением.

Как оформить отчет о командировке

С 1 января 2012 года специальный бланк отчета, разработанный законодательством, больше не является обязательным. Организации получили право на разработку собственного бланка документа, который фиксируется в учетной политике. При этом старый государственный бланк по форме АО-1 также может использоваться на практике, что и происходит во многих компаниях.

Обычный пример отчета о командировке включает в себя краткие данные об организации, командированном сотруднике, целях поездки и содержании затрат.

Основная часть документа предназначена для заполнения следующих сумм: фактических затрат на поездку и выполнение служебного задания, остатка по предыдущим командировочным отчетам или величины задолженности по ним, остатка от аванса (выданная сумма за минусом фактических расходов). Все затраты командированного работника должны подтверждаться правильно оформленной платежной документацией.

Оформление отчета по командировке ложится на плечи бухгалтера и сотрудника. Основная часть этого документа заполняется последним и должна быть предоставлена в бухгалтерию не позднее, чем через 3 рабочих дня после возвращения из поездки.

Чтобы было проще, условно выделим в отчете 4 основных компонента:

• Средняя часть – основная. В этой части указаны суммы средств, которые были потрачены на командировку.
• Место для подтверждения проверки документа бухгалтерией. Здесь фиксируется сумма суточных, а также итоговая расчетная сумма.
• Список документов, подтверждающих затраты. Напротив наименования документа указывается номер, дата получения, тип услуги или вид товара. Список документов завершает подпись командированного сотрудника, который предоставляет отчет.
• Приложения. Это оригиналы чеков и других документов, отражающих факт затрат.

Это краткая информация об отчете о командировке, которая необходима для понимания основных пунктов, требующих заполнения. Следующим шагом после заполнения нужных сумм и расшифровки расходов будет подписание и согласование документа с бухгалтером и руководителем организации.

Авансовый отчет после командировки: подписание, согласование

Прежде всего, подписать отчет должен сотрудник компании, вернувшийся из служебной поездки. Документ предоставляется в бухгалтерию, где его проверяют и корректируют (при наличии ошибок). Бухгалтер производит расчет сумм и фиксирует факт принятия отчета и приложенных к нему документов.

Далее отрывная часть передается подотчетному лицу. В ней указаны его инициалы, порядковый номер документа, его дата, полная сумма расходов (число с расшифровкой прописью), количество приложений в виде документов, общее количество листов отчета.

Как правильно принять авансовый отчёт?»

После этого бухгалтер и главбух подписывают отчет и предоставляют его руководителю организации для проверки и утверждения.

После того, как начальник утвердит документ своей подписью и расшифровкой, командировочный отчет может приниматься к бухгалтерскому учету. При перерасходе работнику выдается денежная компенсация, при остатке авансовых средств сотрудник обязан предоставить его в бухгалтерию.

Как заполнять авансовый отчет по командировке в электронном виде

С апреля 2011 года авансовые отчеты разрешено оформлять в электронном виде. Это касается и отчетов по командировкам. В законе № 63, регламентирующем правила использования электронной подписи есть статья 6, в которой указано, что составленный в электронном виде отчет должен быть подтвержден электронной подписью: сотрудника, бухгалтера, руководителя.

В этом и заключается сложность оформления электронного документа: требуется установка электронной подписи для каждого сотрудника, участвующего в оформлении авансового отчета.

В приложении для бизнеса Hamilton Авансовый отчёт этот момент предусмотрен. Используя его, Вы можете оформлять авансовые отчеты по командировке полностью в онлайн режиме, подписывая их ЭЦП.

Эта возможность появилась впервые в России в 2017 году и компании уже начали активно её использовать.

Больше информации о первопроходцах можно найти в статье — Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

И помните, оформление отчетов по командировкам – это неотъемлемая часть отчетности каждого предприятия, которая регулируется налоговым и трудовым законодательством.

Источник: https://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Курсы 1С, оформляем авансовый отчёт»

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
• Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
•  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировка: от приказа до авансового отчета»

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Как оформить и заполнить авансовый отчет по командировке, образец, пример, сроки сдачи, условия в 2016 году

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов.

Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями.

Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

Образец заполнения авансового отчёта (лицевая сторона)

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

1. Центральная часть бланка — главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Образец заполнения авансового отчёта (оборотная сторона)

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.

Как выдать деньги подотчет в командировку»

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

• фамилия, имя и отчество командировочного;
• номер отчёта;
• дата составления отчёта;
• сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
• количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
• число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде.

И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью».

Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки.

Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью.

Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

Источник: https://sb-advice.com/money/3497-avansovyiy-otchet-po-komandirovke-2016.html