Как оформить авансовый отчет по хозяйственным расходам

Авансовый отчет

Подотчетные суммы требуют точного контроля. Именно для этой цели применяется авансовый отчет.

С его помощью бухгалтерия устанавливает цели расходования средств и их документальное подтверждение, а также наличие остатка или перерасхода и характер дальнейшего расчета с подотчетным лицом.

Что это такое и для чего этот документ нужен?

Авансовый отчет (потом по тексту – АО), прежде всего, является первичным документом, в котором подотчетное лицо отражает направления расходования средств, выданных ему, и подтверждает указанные расходы документами.

Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:

• о наличии перерасхода по выданным средствам;
• о валютных операциях;
• о своевременности представленного отчета;
• о наличии или отсутствии задолженности подотчетного лица перед предприятием;
• о необходимости вычета из заработной платы долга по подотчетным суммам;
• о необходимости включения всей выданной суммы в состав облагаемых налогами доходов физического лица, если АО не был представлен вовремя или представлен с существенным нарушением срока его оформления;
• о целевом расходовании выданных сумм и о возможности принять их в состав расходов, и т.д.

И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.

Правила оформления

Скачать бланк авансового отчета (форма АО-1).

Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.

Как правильно принять авансовый отчёт?»

Но это более сложный вариант, поскольку:

• для оформления электронного документа потребуется допуск многих лиц к базе данных;
• для подписания такого документа необходимы всем сторонам электронные подписи и электронный документооборот, поскольку АО необходимо обойти сразу нескольких лиц – главного бухгалтера или бухгалтера, руководителя и кассира.

Заполнять АО должно подотчетное лицо в одном экземпляре. Об этом прямо сказано в Указании Банка России от 11.03.14г. №3210-У: лицо, расходовавшее наличные средства в интересах компании, должно предъявить бухгалтеру или главному бухгалтеру авансовый отчет на проверку со всеми документами, которые подтверждают произведенные указанным лицом расходы.

Но подотчетное лицо заполняет только свою часть документа.

А бухгалтерия после проверки авансового отчета – свою часть, где необходимо проставлять проводки, обозначать решение по поводу принятия расходов к учету, и т.д.

Однако на практике авансовый отчет составляет бухгалтерия и это не является нарушением – ведь сам документ представлен, расходы в нем подтверждены документами, подписи стоят и отчет утвержден.

Несмотря на то, что в Указании №3210-У не установлено, какая именно форма должна быть у авансового отчета, на практике предлагается два ее варианта:

• собственная разработка предприятия на основании закона О бухучете №402-ФЗ;
• унифицированная форма, которая сейчас не является обязательной, утвержденная Госкомстатом РФ в своем Постановлении №55 от 01.08.01г. Однако следует учесть, что в данном Постановлении указано: АО является документом, предназначенным для учета денежных средств. А значит, по большей степени авансовый отчет – документ кассовый, а не бухгалтерский. И будет целесообразнее и проще использовать уже готовую форму, а не разрабатывать ее самостоятельно.

АО должен быть предоставлен подотчетным лицом в течение 3-х рабочих дней (и не дольше) с момента истечения срока, на который были выданы ему по заявлению денежные средства, или с даты выхода его на работу.

Срок сдачи отчета утверждается обычно в Учетной политике предприятия. А срок сдачи конкретного отчета, не противореча тому, который утвержден в Учетной политике компании, устанавливается, когда руководитель предприятия подписывает заявление на выдачу денег под отчет.

В этом документе указывается срок, на который данные средства выдаются.

АО предъявляется либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия.

Образец заполнения авансового отчета

Подписывается документ несколькими лицами:

• подотчетным лицом – при составлении и сдаче документа;
• бухгалтером или главным бухгалтером – по факту принятия документа и после его проверки;
• руководителем – после проверки бухгалтерией;
• бухгалтером или кассиром – по факту получения остатка или выдачи перерасхода подотчетных сумм. Выдача новых сумм под отчет возможна, только если была полностью погашена задолженность по ранее выданным этим суммам.

Как только авансовый отчет проверен, он принимается к учету. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не менее 5-ти лет.

О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1С8.2, рассказано в следующем видеомюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок заполнения

Прежде всего, проставляется номер и дата документа. Номер должна предоставить бухгалтерия, а дата документа – день его заполнения (а не сдачи!).

Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:

• наименование компании;
• структурное подразделение, в котором работает (если на предприятии есть таковое деление);
• свою фамилию полностью, а имя и отчество инициалами;
• профессию или должность;
• основание выдачи аванса. Обычно пишут «на хозяйственные нужды» или «на командировку»;
• размер предыдущего аванса, если он не погашен перед предприятием, или о наличии задолженности, наоборот, самого предприятия перед подотчетным лицом;
• далее указывается размер суммы, выданной под отчет и по которой АО составляется. В случае если подотчетная сумма выдавалась в валюте, то ее проставляют на титульном листе в соответствующей графе «в валюте (справочно)». Дело в том, что бухучет в России ведется только в рублях, а значит, если под отчет выдавалась валюта, то все ее движение в авансовом отчете должны отражаться в рублях. Пересчет валюты производится на дату составления АО по курсу Банка России, действующему на эту дату;
• после этого подотчетное лицо приступает к заполнению оборотной стороны АО, где прописывает все документы (их наименования, даты составления и номера) отдельно, суммы по каждому документу в рублях и копейках (и в валюте при необходимости);
• далее подводится итог расходования средств в рублях и валюте, и ставится подотчетным лицом подпись. Что касается разделов на оборотной стороне АО «Сумма расхода, принятая к учету» и «Дебет счета» — они заполняются бухгалтерией;
• на титульном листе после подведения итогов подотчетное лицо проставляет количество документов, прикладываемых к АО, и количество листов, на которых они представлены. Также ему придется вывести остаток или перерасход. Но, как правило, это делает бухгалтерия.

Перед тем как начать проверку АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия. Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.

Далее проставляются корреспондирующиеся счета, а уже на титульной стороне заполняется:

• ОКПО предприятия;
• табельный номер сотрудника;
• делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
• ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.

Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.

Отдельные нюансы составления

В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».

Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным расходным кассовым ордером. В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.

Если при расходовании средств на хозяйственные нужды, в качестве подтверждения оплаты была выдана квитанция к приходному кассовому ордеру, то в авансовом отчете следует проставить следующую проводку:

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ТОРГ-12), счета, счета-фактуры.

Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие.

И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.

В случае если есть перерасход средств, то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно. Но рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем.

В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход.

Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.

Пошаговая инструкция заполнения АО в программе 1С (версия 8.2 и 8.3)

Для заполнения АО следует зайти сначала во вкладку «Касса» или в «Производство» – этот документ есть и там, и там. Далее следует нажать на «Авансовый отчет» – появится пустой журнал или уже с документами. В этом журнале есть кнопка «Добавить». Эта кнопка позволяет открыть новый отчет. Как только открылся новый отчет, сразу видно, что в нем уже проставлена организация и дата заполнения.

Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.

Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».

В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».

Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.

Как сделать Авансовый отчёт»

Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.

Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и  т.д.

Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.

Далее заполненный отчет нужно провести – нажатием кнопки «ОК» во вкладке «Аванс». После этого документу сразу присваивается порядковый номер. И теперь его можно распечатать.

Порядок заполнения авансового отчета в 1С 8.3 изложен в следующем видео уроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=8420

Авансовые отчеты по хозяйственным расходам проводки 60 01 1

По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены. Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб.

Описание проводки Документ-основание 71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО 71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение 71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение 71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.

Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица 60 71 В учете отражена оплата услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ 50/1 71 Остаток непотраченных средств возвращен в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.

300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам Работник Васильков И.И.
отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

• Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
• Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб.

Проводки по авансовому отчету

Внимание

России и 2500 руб. в заграничных служебных поездках облагается НДФЛ, а с 2017 г. и страховыми взносами.

В авансовом отчете по командировке проводки зависят от того, какие цели она преследовала: Дебет Кредит операции 20 71 Расходы на поездки, связанные с основной производственной деятельностью 44 71 Расходы на поездки, связанные с основной деятельностью торгового предприятия 28 71 Расходы на поездки, связанные с сопровождением бракованной продукции Отчет о проезде в служебную командировку Расходы по проезду в служебную командировку подтверждаются проездными документами на все виды транспорта: самолет, поезд, автобус, теплоход или катер, кроме такси.

Включаются расходы на бронирование, провоз багажа. Также разрешено возмещать затраты работнику, отправившемуся в служебную поездку на личном транспорте.

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью. Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.
В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

• проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
• проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
• расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
• оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Бухгалтерские проводки по командировочным расходамСчет 71 в бухгалтерском учете Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

• По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
• По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно. Порядок выдачи в подотчет Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия.

Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку. Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму.

Утвержден авансовый отчет проводка

Учтен НДС по приобретенной бумаге 1116 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее) 71 50 ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250) 1065 руб.

авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее) Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей.

Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60.

Расходы же отражаются по счету 44. Командировочные расходы Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб.

Авансовый отчет: проводки в 1с. авансовый отчет: бухгалтерские проводки

Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

• проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
• проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
• суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.

Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал». В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам: Дт Кт Описание Сумма Документ 71 50/1 Симоновым получен аванс на командировку в г.
Екатеринбург 27 500 руб.

приказ на командировку, заявление Симонова В.П. 19 71 Учтен НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П. 68 НДС 19 Вычет НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П. 10 71 Учтены расходы по командировке 25 050 руб. авансовый отчет Симонова В.П.

50/1 71 Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал» 2450 руб.

Расчеты с подотчетными лицами

Важно

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение). Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так: Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71.

Выписка банка, платежное поручение 3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов 5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг 6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме 7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке 9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные 11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер 12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств. Пример 1.

Источник: