Как выставляются электронные счета-фактуры

Электронные счета-фактуры: что смущает налогоплательщиков?

Как выставляются электронные счета-фактуры

Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

Уже больше года прошло с того момента, как в нашей стране появилась возможность обмениваться электронными счетами-фактурами. Преимущества обмена документами, применяемыми в расчетах по НДС, в электронном виде по ТКС очевидны: сэкономить «на бумаге» можно до нескольких процентов выручки компании.

В особенности это важно для крупных компаний с существенными объемами документооборота, которые тратят на обработку, пересылку и архивное хранение документов немалые суммы.

Кроме того, применение электронных счетов-фактур создает условия для снижения количества ошибок в налоговых документах, а значит, и сокращения количества случаев отказа в вычете по НДС. Снижаются и расходы на внутренний аудит хозяйственной деятельности компании.

Однако на деле все не так просто – несмотря на явные плюсы безбумажного обмена счетами-фактурами, переходить на него налогоплательщики пока не торопятся. Что мешает российским компаниям внедрить электронные счета-фактуры в свою работу?

В мае 2012 года ФНС выпустила Приказ от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил официальные форматы электронного счета-фактуры и других документов, применяемых в расчетах по НДС.

Внедрение юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур нашло положительный отклик у мирового сообщества – по качеству налогового администрирования наша страна значительно поднялась в международных рейтингах. Однако на сегодняшний день активно обмениваются электронными счетами-фактурами не так много налогоплательщиков.

По итогам заседания Дискуссионного клуба ФНС и бизнеса «Юридически значимый электронный документооборот: год в России» выяснилось, что участниками электронного обмена счетами-фактурами за прошедший год стали немногим более 100 тыс. налогоплательщиков.

Заместитель руководителя ФНС России Даниил Егоров в интервью телеканалу «Россия 24» прокомментировал ряд вопросов по электронным счетам-фактурам, в том числе почему данный инструмент пока не нашел широкого применения в нашей стране.

Большинство налогоплательщиков привыкло работать с расчетами по НДС на бумаге, и причина кроется не только в консервативном подходе бухгалтеров. Дело в том, что законодательством установлены жесткие сроки, в которые налогоплательщик обязан выставить счет-фактуру. Согласно п. 3 ст.

168 НК РФ счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара.

Препятствия популярности электронных счетов-фактур

В рамках традиционного, бумажного документооборота налогоплательщики могут манипулировать датами выставления счетов-фактур. Необходимость этого обусловлена рисками, которые возникают при выставлении счетов-фактур на стыке кварталов.

Если товары отгружены в одном отчетном периоде, а счет-фактура поступил покупателю от поставщика в другом, у покупателя могут возникнуть проблемы с получением налогового вычета по НДС. Дата выставления и дата получения документа в такой ситуации находятся в разных периодах.

В каком периоде возникает право на налоговый вычет при совершении операций на стыке кварталов – вопрос спорный, позиции контролирующих органов и ВАС РФ по нему не сходятся, что также повышает налоговые риски.

При переходе на электронный документооборот срок выставления счета-фактуры зафиксирован, и менять даты налогоплательщики не могут. Именно за счет этого пока и не происходит массового перехода на электронный обмен счетами-фактурами, компании предпочитаются работать по старинке, считает Ян Ветров, заместитель руководителя управления компании СКБ Контур.

Даниил Егоров отметил, что при решении проблемы сроков выставления и получения счетов-фактур государство могло пойти одним из двух путей: «закрутить гайки» и более строго отслеживать бумажный документооборот, либо создать удобную систему двух видов документооборота. Задачу налоговых органов он видит в том, чтобы эта система позволяла принять к учету счет-фактуру уже при покупке.

Льготы при переходе на ЭДО: мечта или реальность?

Государство могло бы создать налогоплательщикам стимулы для перехода на обмен электронными счетами-фактурами, например, ввести налоговые преференции. Такую мысль озвучил Игорь Зеленко, коммерческий директор компании «КОРУС Консалтинг СНГ».

Однако замруководителя ФНС высказался отрицательно относительно подобных стимулирующих мер в сфере электронного обмена счетами-фактурами между налогоплательщиками.

Он пояснил, что создание стандартизированной системы налоговых преференций в данном случае представляется затруднительным, поскольку ситуация каждой конкретной компании, решившей перейти на электронный документооборот, будет сугубо индивидуальной.

В качестве меры стимулирования развития электронного документооборота счетов-фактур, по мнению Даниила Егорова, может выступать осуществление государственных закупок с использованием электронных документов.

Мировая практика показала, что электронный документооборот внедряется не за один день, а постепенно проникает в хозяйственную жизнь: сначала, как правило, крупная компания (например, ритейлер) полностью переходит на электронные документы, за ней следуют ее контрагенты.

Затем подключается государство и вводит такие меры, как электронный документооборот по госзакупкам.

Со временем всё больше и больше компаний начинают пользоваться электронными документами, и в какой-то момент, когда в компании одновременно функционирует и бумажный, и безбумажный документооборот, первый неизбежно устаревает.

Унификация всех электронных документов: за и против

На сегодняшний день далеко не все документы можно передавать в электронном виде, а лишь те, для которых разработаны форматы. Но реалии хозяйственной жизни зачастую создают потребность в передаче по ТКС тех документов, для которых формата пока нет.

При переходе на безбумажный документооборот компаниям приходится придумывать свои виды электронных документов. Например, единый Акт приема товарно-материальных ценностей. В будущем это может привести к существенной разнородности электронных документов, используемых разными компаниями.

Такую проблему обозначил Анатолий Миклашевич, исполнительный директор НП «РОСЭУ». Выходом из ситуации может стать унификация таких документов.

Замруководителя ФНС выразил мнение, что возвращаться к такой системе, при которой государство создает обязательные для применения унифицированные формы, неразумно.

Задачу государственных органов он видит в том, чтобы предложить бизнесу некий стандарт документа, носящий рекомендательный характер, чтобы компании могли по желанию применять его, вносить необходимые дополнения.

Информация из таких документов должна удобно заноситься в учетные системы налогоплательщика, его контрагентов и налоговых органов.

Даниил Егоров напомнил, что единый документ, который объединит функции счета-фактуры и первичного учетного документа, будет носить исключительно рекомендательный характер, то есть налогоплательщиков никто не сможет обязать использовать его в работе.

Единый документ подходит как для целей налогообложения НДС и налогом на прибыль, так и для целей бухгалтерского учета. Использование одного документа вместо нескольких разных позволит упростить документооборот компаний и сократить его объемы.

Предложенная ФНС форма единого документа, разработанная с учетом мнения научного и бизнес-сообщества, на текущий момент одобрена Министерством финансов с некоторыми замечаниями.

Отчетность по НДС станет только электронной

Напомним, что с 2014 года все налогоплательщики НДС переходят на подачу деклараций по этому налогу в электронном виде. Такие изменения внес Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ.

Примечательно, что касается это также и тех субъектов, которые не являются налогоплательщиками НДС, или освобождены от уплаты данного налога, или реализуют товары, работы, услуги, операции по реализации которых не облагаются НДС.

Перечисленным субъектам придется сдавать электронную отчетность по НДС, если они выставили покупателю счет-фактуру с выделением суммы НДС. Даниил Егоров заметил, что большинство налогоплательщиков, а именно, около 80%, на сегодняшний день уже сдает декларации по НДС в электронном виде.

Кроме того, с 2015 года в составе электронной отчетности по НДС будут представляться некоторые показатели книги покупок и книги продаж.

По словам замруководителя ФНС, это необходимо для того, чтобы у налоговых органов было четкое представление о существующих на рынке операциях, а также для повышения прозрачности правоотношений между налогоплательщиками и между налогоплательщиками и налоговыми органами.

Электронным счетам-фактурам быть?

Несмотря на объективные препятствия, мешающие активному использованию электронных счетов-фактур в российской хозяйственной практике, первые шаги в этом направлении успешно делаются уже сейчас.

Так, в середине сентября 2013 года было заключено первое роуминговое соглашение по внедрению обмена электронными счетами-фактурами между операторами электронного документооборота.

Ряд крупных компаний сферы ритейла, производства продуктов питания и потребительских товаров уже запустили электронный документооборот счетов-фактур, в том числе с применением технологии роуминга.

Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» предлагает свои программные решения, позволяющие подготовить для отправки в электронном виде, хранить и просматривать счета-фактуры и первичные учетные документы.

Программа «Баланс-2: Счета-фактуры Плюс» позволяет готовить электронные счета-фактуры и иные документы налогового учета в соответствии с требованиями Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, а также накладные, акты, счета и другие первичные документы.

Интегрированная с ней программа «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами» позволяет обмениваться счетами-фактурами и первичными учетными документами с контролирующими органами и контрагентами, надежно хранить документы и удобно работать с их архивом.

Файл-менеджер «Баланс-2: Просмотр электронных документов» дает возможность просматривать электронные юридически значимые документы, в том числе счета-фактуры, проверять корректность электронных подписей и целостность комплектов документов.

Обмен счетами-фактурами и первичными документами в электронном виде имеет безусловное преимущество перед традиционной системой документооборота – снижение расходов налогоплательщика.

В то же время большая его прозрачность выступает для экономических субъектов недостатком, который на данный момент более весом, чем перспектива сэкономить.

Войдет ли постепенно электронный документооборот в хозяйственную жизнь российских налогоплательщиков или от государства потребуются дополнительные стимулы? Покажет лишь время.

Источник: https://extern.balans2.ru/ru/help/articles/57

Сегодня будут выставлены первые юридически значимые электронные счета-фактуры

Как выставляются электронные счета-фактуры

23 мая 2012 года можно считать официальной датой перехода на электронные счета-фактуры.

В этот день вступил в силу приказ ФНС, который утвердил форматы электронного счета-фактуры и других документов, необходимых для ведения электронного учета при расчетах по НДС (корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним).

Таким образом, на сегодняшний день сформирована вся необходимая нормативная база для перехода на электронные счета-фактуры.

Важно отметить, что действующее законодательство позволяет не только обмениваться электронными счетами-фактурами с контрагентами и составлять сопутствующие документы (журнал и книги) в электронном виде, но и направлять все эти документы в налоговую инспекцию, не распечатывая их на бумаге.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регламентируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. А особенности учета электронных счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур предусмотрены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Прежде чем описать сам порядок, отметим два важных момента.

Первый: обмениваться электронными счетами-фактурами могут только те контрагенты, которые заключили договоры с оператором электронного документооборота и подключились к системе ЭДО (например, к системе «Диадок» от компании СКБ Контур).

Оператор гарантирует доставку счетов-фактур, своевременное получение всех технических документов, и в случае спора сможет подтвердить сроки выставления документов.

И второй важный момент: все документы, формируемые в процессе выставления и получения электронных счетов-фактур, должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП). Заметим, что электронный счет-фактура, в отличие от бумажного, подписывается только одной электронной подписью — руководителя или уполномоченного лица, на которого выдана доверенность.

Процесс электронного обмена счетами-фактурами выглядит следующим образом.

1. Продавец формирует счет-фактуру в электронном виде по утвержденному формату, подписывает ЭЦП, и направляет файл счета-фактуры в адрес покупателя через оператора ЭДО. (Напомним, что в настоящее время у продавца и покупателя должен быть один и тот же оператор; подключаться к разным системами ЭДО можно будет после того, как заработает роуминг между системами).

2. Оператор ЭДО, получив файл счета-фактуры, фиксирует дату и время получения в специальном документе — подтверждении, и направляет этот документ продавцу. Дата поступления счета-фактуры оператору, указанная в данном подтверждении, будет считаться датой выставления электронного счета-фактуры.

Далее оператор направляет файл счета-фактуры покупателю, фиксирует дату и время отправки этого файла в подтверждении, которое передается покупателю. Дата передачи файла счета-фактуры покупателю, указанная в этом подтверждении, будет считаться датой получения электронного счета-фактуры.

3. Продавец получает подтверждение оператора о поступлении счета-фактуры и формирует еще один служебный документ — извещение о получении подтверждения, подписывает это извещение ЭЦП и направляет оператору.

4. Покупатель получает файл счета-фактуры и подтверждение оператора с датой отправки счета-фактуры, формирует два извещения о получении и подписывает их ЭЦП. Извещение о получении подтверждения передается оператору, а извещение о получении файла счета-фактуры передается через оператора продавцу. Наличие такого извещения у продавца будет означать, что электронный счет-фактура выставлен.

5. Оператор ЭДО, получив от покупателя извещение о получении счета-фактуры, перенаправляет его продавцу, а покупателю отправляет подтверждение о получении и направлении извещения.

6. Покупатель, получив подтверждение о направлении извещения, создает еще одно извещение — о том, что получил подтверждение от оператора, подписывает его ЭЦП и направляет оператору ЭДО.

Отметим, что клиентам «Диадока» не нужно самим составляться технологические документы — все извещения и подтверждения формируются автоматически; достаточно одного клика, чтобы отправить необходимый документ.

Особенности учета электронных счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур заключаются в следующем.

Продавец может регистрировать только те «исходящие» электронные счета-фактуры, по которым получены извещения от покупателей (см. п. 4).

В графе 2 «Дата выставления» части I журнала продавец фиксирует день, когда файл счета-фактуры поступил от продавца к оператору (см. п. 2).

Покупатель может регистрировать в журнале «входящий» электронный счет-фактуру только при наличии извещения о получении, которое подписано его собственной ЭЦП и подтверждено оператором (см. п. 5). В графе 2 «Дата получения» части II журнала покупатель должен указать день, когда оператор направил ему файл счета-фактуры (см. п. 2).

В заключение перечислим документы, которые подтвердят, что процесс выставления и получения электронного счета-фактуры завершен.

Продавец должен иметь четыре электронных документа (см. рис.1):

1. Электронный счет-фактура;

2. Подтверждение оператора ЭДО о поступлении электронного счета-фактуры;

3. Извещение продавца о получении подтверждения оператора ЭДО;

4. Извещение покупателя о получении электронного счета-фактуры.

Рис. 1

Покупатель должен иметь шесть электронных документов (см. рис. 2):

1. Электронный счет-фактура;

2. Подтверждение оператора ЭДО о направлении электронного счета-фактуры;

3. Извещение покупателя о получении подтверждения оператора ЭДО;

4. Извещение покупателя о получении электронного счета-фактуры;

5. Подтверждение оператора ЭДО о получении извещения и направлении его продавцу;

6. Извещение покупателя о получении подтверждения оператора о получении извещения и направлении его продавцу.

Рис. 2

В следующей статье мы расскажем о том, как исправлять ошибки в электронных счетах-фактурах и выставлять корректировочные счета-фактуры.

Запись трансляции передачи первого в российской истории электронного счета-фактуры

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/tks/2012/5/6024

Счет-фактура по НДС в электронном виде

Как выставляются электронные счета-фактуры

Переход на электронный документооборот – устойчивая тенденция развития, применяемая как в передовых современных корпорациях, так и в небольших организациях, стремящихся оптимизировать свою деятельность, в том числе в части затрат на канцелярию, почтовую доставку и соответствующие расходы.

Преимущества электронной формы документа

Сокращение расходов на канцелярию, кстати, не столь незначительное, как может показаться на первый взгляд, далеко не единственное преимущество. Электронная форма удобна как для составления, так и для внесения корректировок, поиска, что ведет к увеличению эффективности работы.

Применение электронного счета-фактуры

Кроме того, заполнение электронной формы способно свести на нет вероятность технических ошибок, зачастую являющихся причиной отказа по вычету со стороны органов налогового контроля.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Налоговый кодекс Российской Федерации в пункте 1 статьи 169 определяет сферу применения предоставления счета-фактуры в электронном виде.

В частности, непременными условиями для использования электронной формы документа является достигнутая между субъектами взаимоотношений договоренность о его использовании и техническая возможность по созданию и просмотру документа.

Эти же условия предусмотрены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137.

Согласие оформляется по форме согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 1 августа 2011г. №03-07-09/26.

Электронная подпись

Для принятия покупателем суммы налога на добавочную стоимость к вычету электронная форма счета-фактуры должен, во-первых, соответствовать установленному полномочными органами образцу, а во-вторых, быть подписанным электронной подписью в соответствии с требованием пункта 1.2. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н. Требования к наличию квалифицированной электронной подписи актуально, в том числе для налоговых агентов и посредников.

Выставление и получение электронных форм счетов-фактур в отношении каждого документа производится отдельно в соответствии с пунктом 1.9. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Совершение операций разрешается и в зашифрованном виде, и без шифрования. Что касается даты выставления и даты получения, они регулируются подпунктами 1.10. и 1.11. пункта 1 соответствующего порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Дата выставления счета-фактуры в электронном виде – дата поступления файла продавцу, указанная в форме подтверждения от оператора. Наличия этого подтверждение – также обязательное условие выставленного счета-фактуры, полученного посредством ОЭД (оператор электронного доступа).

Дата же получения в таком случае – день направления соответствующего счета-фактуры оператором покупателю, также указанная в подтверждении оператора электронного доступа.

В соответствии с подпунктом 1.13. пункта 1 порядка, утвержденного приказом Минфина от 25 апреля 2011г. № 50н., электронная версия документа должна храниться в течение 4 лет – аналогичном для бумажного носителя сроке.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

  1. быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
  2. быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
  3. быть способной к идентификации лица-подписанта;
  4. быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
  5. быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Согласно порядку, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н, выставление и получение электронных счетов-фактур происходит посредством ОЭД (оператор электронного документооборота).

К ним относятся специализированные организации, которые обеспечивают обмен как открытой, так и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи.

Полный перечень ОЭД представлен на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.

Форматы электронных счетов-фактур определены приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.

В то же время в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769 разрешено вносить дополнения в строчную и табличную части счетов-фактур.

Предоставление документов при выставлении получении электронных версий счетов-фактур определяется приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36.

Среди них:

  1. информационные сообщения об участниках электронного документооборота;
  2. извещение о получении;
  3. подтверждение даты отправки;
  4. уведомление об уточнении.
  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/schet-faktura/v-elektronnom-vide.html

Электронные счета фактуры по НДС: обязательные реквизиты, правила работы как выставить и получить

Как выставляются электронные счета-фактуры

Электронные счета фактуры – аналоги бумажных документов, но только при определенных условиях. Подробнее об этом – в статье, здесь основные правила работы с электронными формами, бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем оформлять электронные счета фактуры помогут следующие справочники (их можно скачать):

По правилам Налогового кодекса счет-фактуру можно составлять как на бумаге, так и в электронной форме, то есть в виде файла. Если изначально счет фактура электронная, то распечатывать этот документ не обязательно. Электронная счет фактура, так же как и бумажный вариант документа, регистрируется в Книгах покупок и продаж.

Программа БухСофт автоматически заполняет Книгу покупок или Книгу продаж, формирует файл с документом и проверяет его. Вам остается лишь скачать и распечатать Книгу. Попробуйте бесплатно:

Сформировать Книгу покупок

Другие документы по налогам

Ознакомившись с электронными счетами фактурами, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:

Обязательные реквизиты электронной счет фактуры

Электронная счет фактура равноценна бумажной, только если выполнены следующие условия:

  • файл составлен в соответствии с действующим, официально утвержденным форматом;
  • есть усиленная квалифицированная электронная подпись ответственного представителя;
  • документ передан по ТНК – телекоммуникационным каналам связи через аккредитованного оператора.

Налоговый кодекс определяет минимальный набор сведений, которые должны быть отражены в электронных счетах фактурах. Например, если документ оформлен по факту внутрироссийской отгрузки, то он должен включать следующие реквизиты.

  1. Номер по порядку и дата составления.
  2. Данные обеих сторон отгрузки – их названия, адреса и коды ИНН.
  3. Данные отправителя и получателя груза – их названия и адреса.
  4. Номер платежного поручения, если перечислялся аванс в счет предстоящих отгрузок.
  5. Сведения о поставляемом имуществе, работах, услугах – их название и единицы измерения.
  6. Количество поставляемого имущества, работ, услуг исходя из указанных по ним единиц измерения.
  7. Название валюты.
  8. Идентификатор госконтракта (если он есть).
  9. Цена за единицу имущества, работы, услуги без НДС.
  10. Стоимость общего количества отгруженного имущества, выполненных работ или услуг.
  11. Сумма акциза (если имущество подакцизное).
  12. Ставка НДС.
  13. Сумма НДС по всей отгрузке.
  14. Стоимость отгрузки с учетом НДС.
  15. Страна происхождения имущества.
  16. Номер таможенной декларации.
  17. Код вида товара по ЕТН ВЭД Евразийского экономического союза (если оформляется экспорт на территорию ЕАЭС).

В отличие от бумажного документа, электронный счет фактура не имеет реквизита «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

Счет фактура электронная: основные правила работы

Фирмы и предприниматели отправляют и получают электронные счет фактуры через операторов ЭДО (электронного документооборота).

Операторы ЭДО – это фирмы, обеспечивающие для сторон сделки обмен информацией по ТКС, как открытой, так и конфиденциальной, к которой применены средства криптографической защиты.

Такой обмен информацией необходим, в том числе, для работы с электронными счет фактурами.

Чтобы направлять контрагенту  и получать от него электронную счет фактуру, стороны сделки должны согласовать такую форму работы.

Типовой формы соглашения о работе с электронными счет фактурами нет, волеизъявление может быть произвольным.

Кроме того, сторонам сделки придется проверить, есть ли у них техническая возможность для обмена электронными счетами фактурами. Составлять файлы необходимо строго в соответствии с действующим, официально утвержденным форматом.

Электронные счета фактуры: выставление и получение

Выставленным считается электронный счет фактура, который поступил оператору ЭДО от продавца, о чем продавец получил подтверждение оператора. Полученным считается файл электронного счета фактуры, который направлен покупателю оператором ЭДО при условии, что покупатель получил от оператора уведомление.

Хранить счет фактуру электронную, как при выставлении, так и при получении, можно в виде файла, без обязательной распечатки.

Вместе с электронным счетом фактурой нужно хранить сертификат ключа проверки электронной подписи – того, который использовался при ее создании и заверении документа.

Срок хранения для электронных счет фактур такой же, как и для бумажных форм – 4 года с даты завершения последнего периода, в котором  документ использовали для расчета НДС или для подготовки декларации.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1887-elektronnye-scheta-faktury

Электронные счета-фактуры: бухгалтерия по новым правилам

Как выставляются электронные счета-фактуры

Возможность использовать электронные документы появилась у компаний еще в 2002 году, когда был принят закон «Об электронной цифровой подписи».

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями, сегодня могут использоваться в электронном виде.

Отправляются такие документы не по почте или с курьером, а по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Долгое время единственным исключением в этом процессе были электронные счета-фактуры, для которых была предусмотрена только бумажная форма. В 2010 году право выставлять счета-фактуры в электронном виде было законодательно закреплено в 229-ФЗ (поправки в ст.169 Налогового кодекса РФ).

После этого были подготовлены Приказы Министерства финансов и Федеральной налоговой службы, которые описывают сам процесс выставления и получения электронных сетов фактур при взаимодействии компаний, а так же последующее предоставление таких электронных документов на налоговую проверку. Однако долгое время не были прописаны форматы счетов-фактур в электронном виде.

Наконец, 12 мая в «Российской газете» был опубликован Приказ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» (зарег. Минюстом России от 11.04.

2012 № 23791, вступил в силу 23 мая). Это означает, что теперь нормативная база по использованию электронных документов полностью сформирована. Законодательство разрешает выставление и получение счетов-фактур в электронном виде, а так же описывает сам механизм работы с таким документом.

 

Документы без ошибок

Что представляет собой электронный счет-фактура (ЭСФ)? Это полноценный документ, как и его бумажный аналог.

ЭСФ содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и передан в течение пяти дней.

Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах учета. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Можно выделить несколько преимуществ использования электронных счетов-фактур. Во-первых, скорость доставки документов. Всем известно, что процесс доставки документов по почте может затягиваться на месяцы.

Электронные же документы доставляются по Интернету мгновенно, со скоростью света, в любое время суток.

Это и гарантия доставки, если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение доставки.

Во-вторых, электронные документы означают автоматизацию работы бухгалтерии. К примеру, входящие бумажные документы сегодня заводятся в системы учета вручную. Если таких документов на предприятии сотни, то десятки сотрудников бухгалтерии вынуждены заниматься этим рутинным трудом.

Электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью, юридически значимы. Они могут существовать только в электронном виде, их не нужно распечатывать, ставить на них печати, содержать бумажный архив.

Все документы можно хранить в компьютере или в системе вашего электронного документооборота (в том случае, если оператор гарантирует сохранность).

Третье важное преимущество: ЭСФ исключают недостоверность в заполнении документов. К примеру, недостоверность подписей. Ведь документ подписывается только одной цифровой подписью — руководителя или другого работника, уполномоченного подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Подпись главного бухгалтера при этом не нужна (см. постановление № 1137).

Кроме того, ввод ЭСФ позволяет сократить налоговые риски. Это имеет огромное значение для российских организаций. Дело в том, что многие компаний сталкиваются с огромным количеством поставок, каждая из которых оформляется документами, в том числе, счетами-фактурами.

При неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и снижают прибыль компании. В случае использования электронных документов проследить за их наличием и корректностью составления значительно проще.

Особенности электронных счетов-фактур

Процесс работы с электронными счетами-фактурами существенно отличается от работы с бумажными.

Требования к процессу выставления и получения электронных счетов-фактур предприятиями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП».

Помимо изменения в оформлении подписи можно выделить еще несколько основных отличий в работе со счетами-фактурами.

Дата выставления и получения покупателем счета-фактуры фиксируется оператором в Подтверждении. Именно эта дата и считается датой выставления/получения счета-фактуры, и в соответствии с ней он относится к налоговому периоду.

Фиксация даты выставления счета-фактуры означает невозможность выставлять в электронном виде документы «задним числом».

Это условие может создавать определенные трудности для организаций, которые, например, фактически могут оценить стоимость оказанных услуг только по происшествии определенного времени.

Факт выставления и получения – еще одно отличие нового Порядка. Счет-фактура считается выставленным только в случае, если продавцом получено извещение о его получении, подписанное покупателем.

Это положение, по сути, обязует продавца следить за получением извещений от покупателей, ведь если извещение сформировано не было, или продавец его не получил, электронный счет-фактура не является выставленным, и продавцу придется распечатать бумажный счет-фактуру и направить его в адрес получателя на бумаге.

Важно подчеркнуть, что дата получения этого извещения никак не влияет на решение об отнесении счета-фактуры к налоговому периоду.

Процесс работы с недавно появившимися корректировочными счетами-фактурами (КСФ) и исправления счетов-фактур (ИСФ) в электронном и бумажном виде идентичны, поскольку операторы ЭДО реализуют в своих системах требования законодательства (Постановление № 11376).

Случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, и когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления, различаются. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы).

Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). В случае изменения стоимости в сторону уменьшения, составляется корректировочный счет-фактура к уменьшению.

У продавца такой документ может служить основанием для вычета разницы излишне начисленного НДС, у покупателя по такому документу появится обязательство начислить разницу НДС. В случае же изменения стоимости в сторону увеличения, составляется КСФ к доплате. Здесь ситуация будет противоположной.

Все дельты (суммовые разницы) к уменьшению или доплате записываются в КСФ с положительным знаком. Делается это для того, чтобы не возникало вычета сумм при занесении КСФ в Книгах покупок и продаж. Еще одним важным условием составления КСФ, согласно п. 10 ст. 172 НК РФ, является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена.

Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (в договоре, как двусторонний документ) или в виде уведомления (первичным односторонним документом). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Нумерация КСФ и ИСФ. Нумерация КСФ и счетов-фактур в рамках одного налогового периода сквозная, а нумерация исправлений в рамках одного счета-фактуры всегда начинается с 1, причем число исправлений не ограничено.

Важный вопрос: как вести учет ЭСФ в Журнале и Книгах? Ранее правила ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур установлены не были. Отсутствовала и рекомендованная печатная форма Журнала. В новом Постановлении №1137, которое пришло на смену Постановлению 914, эти недостатки устранены.

Налогоплательщики буду отныне вести один Журнал, состоящий из 2-х частей: часть 1 «выставленные счета-фактуры» и часть 2 «полученные счета-фактуры». Помимо реквизитов счета-фактуры, теперь в Журнале необходимо указывать способ выставления — был ли документ выставлен в бумажном или электронном виде.

Заметим, что в Журнале выставленных СФ есть две графы — дата составления и дата выставления счета-фактуры. Если для бумажного документа эти даты не всегда разделяются, то при выставлении счета-фактуры в электронном виде дату выставления фиксирует независимая третья сторона — оператор.

Еще одна важная особенность регистрации электронных счетов-фактур в Журнале — наличие извещения о получении. Тот самый технологический документ, который автоматически составляется покупателем, когда он подтверждает получение. Если извещения нет, то ни продавец, ни покупатель электронный документ регистрировать в журнале не имеют права.

Форма и порядок составления Книг покупок и продаж существенно не изменились. Продавец регистрирует в Книге продаж счет-фактуру, который выставляет покупателю, покупатель же регистрирует этот счет-фактуру в Книге покупок.

Корректировочный счет-фактура к доплате регистрируются продавцом и покупателем как обычно — в Книгах продаж и покупок соответственно. Корректировочный счет-фактура к уменьшению продавцом должен быть занесен в Книгу покупок, а покупателем — в Книгу продаж.

Документ регистрируется на сумму разницы.

Как начать работать с ЭДО?

Для работы с электронными счетами-фактурами, организации, необходимо:

  1. Заполнить заявку на сайте www.diadoc.ru. Специалисты Диадока помогут подобрать подходящий тариф и проконсультируют, как начать работу в системе.
  2. На сайте www.diadoc.ru есть регламент применения электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота Диадок. Он предусмотрен для всех участников ЭДО. Если организация приняла решение работать с электронными документами, она должна подписать заявление о присоединении к этому регламенту. Также подписывается договор на право использования программы ЭВМ «Диадок» (образец есть на сайте). 
  3. Оператор присуждает компании идентификатор и регистрирует организацию в системе.
  4. Далее компания покупает в любом из сервисных центров СКБ Контур сертификат электронной подписи. Теперь каждый документ будет иметь юридическую силу. Заявку на сертификат ЭЦП также можно отправить прямо из системы Диадок. Если сертификат у организации уже есть, то можно использовать его.
  5. Находите в Диадоке контрагентов, и начинаете работать.
     

Ирина Цыганкова,
Налоговый менеджер группы косвенного налогообложения PwC

«Технологический и технический процесс обмена электронными счетами-фактурами был возможен и до утверждения Приказа № ММВ-7-6/138. Но ранее отсутствовала законодательная база, позволяющая применять это в налоговых целях, то есть в налоговых органах нужно было иметь «живой» документ с печатью, подписью.

Сейчас нормативно-правовая база полностью сформировалась. Налогоплательщик задает вопрос: а что же изменится во взаимодействии с налоговыми органами? Ведь это принципиально новый порядок работы. Не будет ли мне хуже? Не будет ли проблем? Ответ на поверхности: хуже быть не должно, электронный документ — такой же, как и бумажный.

Более того, налоговые органы высказывались, что поощряют использование электронных счетов-фактур. Еще один вопрос: как электронные счета-фактуры повлияют на характер проведения и результат налоговых проверок? Думаю, характер налоговых проверок поменяться не должен. Работать станет удобнее: не нужно возить тонны документов в налоговые инспекции.

Международный опыт также показывает, что налоговые органы все больше внимания уделяют аналитической процедуре налоговых проверок, и возникает все меньше претензий в отношении технического оформления документов. Скорее всего, изменения приведут к более эффективному взаимодействию с контролирующими органами.

Таким образом, в отношениях с налоговыми органами возникает новая реальность. Мы начинаем по-другому говорить с ними.» 

Источник: https://kontur.ru/articles/2116

Юриста слово
Добавить комментарий