Как оформить передачу дел при увольнении работника

Как оформить передачу дел при увольнении работника

Как оформить передачу дел при увольнении работника

Процедура передачи дел при увольнении работника обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, саму передачу дел и подписание акта приема-передачи дел.

Учитывайте, что в некоторых случаях при увольнении дополнительно нужно провести инвентаризацию, например, если увольняете материально-ответственное лицо. А в случае увольнения обычных работников, которые должны передать только некоторые документы и (или) материальные ценности, можно ограничиться составлением обходного листа (подробнее о его составлении рассказываем ниже).

Имейте в виду, что порядок передачи дел в редких случаях может быть регламентирован. Например, он предусмотрен для руководителей кредитной организации. Они, как правило, должны передать дела лицу из числа руководителей этой организации (ч. 13 ст. 24 Закона о банках и банковской деятельности).

Если для вас порядок передачи дел нормативно не установлен, вы можете определить его сами и прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как оформить приказ о приеме-передаче дел при увольнении работника

Оформите приказ о приеме-передаче дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет.

Рекомендуем указать в нем, в частности:

  • Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, который передает дела;
  • Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
  • Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел (например, это может быть заместитель директора, руководитель отдела, специалист по кадрам, секретарь);
  • причину проведения приема-передачи дел — увольнение работника;
  • сроки проведения приема-передачи дел.

Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой укажите в приказе.

Рекомендуем ознакомить с приказом под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.

Как составить акт приема-передачи дел при увольнении работника

Составьте акт приема-передачи дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в акте, в частности:

  • Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, а также Ф.И.О. и должности лиц, принимающих дела;
  • наименования и количество переданных увольняющимся работником документов и ценностей (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту);
  • результаты приема-передачи дел. Если выявлены недочеты, то желательно отразить их, привести список документов и ценностей, которые должны были находиться у работника, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел;
  • подписи всех лиц, участвующих в приеме-передаче дел.

Акт составляют, как правило, в двух экземплярах. Один хранится у вас в организации, а другой остается у увольняющегося работника.

В каких случаях нужно проводить инвентаризацию при увольнении работника

Проведите инвентаризацию, если увольняете, в частности:

  • материально-ответственное лицо;
  • работника в связи с хищением, растратой, умышленным уничтожением или повреждением имущества вашей организации, если эти факты установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (по пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Такие выводы следуют из ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, абз. 4, 5 п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, абз. 4, 5 п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Вы можете в локальном нормативном акте предусмотреть и другие случаи проведения инвентаризации при увольнении работников (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

Проводите инвентаризацию по общим правилам, которые утверждены Методическими указаниями по инвентаризации. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Она проверяет, например, фактические остатки основных средств, запасов, товаров, денежных средств и вносит результаты в специальные описи (акты) (п. п. 2.2, 2.5, 2.6 Методических указаний по инвентаризации).

Обязателен ли обходной лист при увольнении работника

Нет, не обязателен, поскольку законом это не предусмотрено. Но рекомендуем вам использовать обходной лист.

Вы сможете проверить по нему, какие документы и (или) материальные ценности, находящиеся у работника, переданы им при увольнении.

Например, в обходном листе ставят отметку о том, что работник вернул полис ДМС, мобильный телефон, автомобиль, ноутбук, которые вы предоставили ему на время работы.

Требование об обязательном оформлении обходного листа при увольнении работника вы можете предусмотреть, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Учтите, что вы не вправе задерживать выплату окончательного расчета и выдачу трудовой книжки, если работник не сдал обходной лист в день увольнения, поскольку ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ не дает вам такого права.

Порядок оформления обходного листа рассмотрим ниже.

Как оформить обходной лист при увольнении работника

Порядок оформления обходного листа при увольнении работника из обычной коммерческой организации законом не предусмотрен. Вы можете разработать форму обходного листа и порядок заполнения самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Например, вы можете установить, что в случае увольнения работника его непосредственный руководитель обязан выдать ему обходной лист. А работник, передавая документы и (или) материальные ценности ответственным лицам, должен представлять им обходной лист, где они ставят отметку о получении, подпись и дату.

Источник: http://urist7.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie/kak-oformit-peredachu-del-pri-uvolnenii-rabotnika.html

Передача дел при увольнении сотрудника

Как оформить передачу дел при увольнении работника

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Читать так же:  ​​Подтверждение основного вида деятельности

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Образец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.

Читать так же:  ​​Отказ в приеме декларации НДС

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

Читать так же:  Личная карточка работника форма Т-2

План передачи дел

В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.

Передаче подлежит следующее:

  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.

Срок передачи: до «__» ___________20__г.

Передачу оформить Актом приемки-передачи.

Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня.

Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права.

Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Источник: https://zakonoved.su/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

Как оформить передачу дел при увольнении работника

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/peredacha-kadrovyx-dokumentov.html

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Как оформить передачу дел при увольнении работника

Найм Труда > Увольнение > Передача дел при увольнении сотрудника, ее порядок и оформление

Передача дел при увольнении сотрудника реализуется не во всех ситуациях. Эта процедура относится к лицам, занимающим ответственные должности. При прекращении трудовых отношений руководство организации и сам сотрудник должны организовать передачу дел.

Кто обязан передавать?

Посредством передачи документации разграничивают временные промежутки. Это относится к периоду, когда ответственность за действия возлагалась на разных людей. Отвечают они за сохранность бумаг, хранящихся в архивах, правильность внесения данных в акте.

Прежде чем составить акт создается комиссия, которая проводит проверочные моменты и инвентаризация. Результаты таких действий отражаются в документе. Он позволяет конкретно оценить деятельность сотрудников.

Для инициации перехода полномочий от одного сотрудника к другому требуется передать документы. Руководство предприятия издает соответствующий приказ.

Акт направлен на подтверждение факта прекращения трудовых отношений с работником. При увольнении человек передает бумаги и активы материального характера.

Отражается то, что фирма не имеет претензий к сотруднику. Среди составляющих акта выделяют:

  • день составления;
  • место написания;
  • номер, присвоенный при регистрации;
  • перечень должностей и сведения об ответственных лицах;
  • причины, в силу которых проводится проверка;
  • роспись руководства и печать.

Процесс решает некоторые задачи. Это обеспечение бесперебойности работы во всех структурах компании, проверка всех бумаг и анализ качественных характеристик выполненной работы. В некоторых ситуациях проводить передачу обязательно.

Документацией подтверждается прием и передача дел. Относится к ситуации, когда должность предусматривает ответственность материального плана. К примеру, это кассиры или кладовщики.

Потребуется осуществить передачу, когда прекращают трудовые отношения с руководителем компании.

Должности главного финансиста и кадровика предполагает данную процедуру.

Процесс передачи дел при увольнении сотрудника

Прежде чем прекратить отношения с сотрудником руководство организации просит передать дела тому, кто займет должность. Процедура не имеет обязательного значения. Общее правило указывает, что работник не несет обязанности по передаче документации. Исключением называют ситуации, когда такая обязанность отражена в актах, носящих локальное значение.

Увольнение с некоторых должностей требует проведения такой процедуры. К примеру, это происходит при расторжении отношений с главным финансистом предприятия. Передаче не должна препятствовать увольнению работника. День прекращения действия трудового соглашения определяется в соответствии с законом или соглашением участников отношений.

Помимо обязательства относительно передачи дел принятому сотруднику необходимо отразить в нормативной документации то, что вновь трудоустроенный человек обязан принять дела. Касается ситуаций принятия на должность или перевода.

Прием осуществляет сотрудник, с которым заключено трудовое соглашение. В иной ситуации нет законных оснований для издания акта устраивающимся лицом. Новый работник правомочен требовать оплатить ему проделанную работу. Основанием для передачи при переводе выступает соглашение.

Какие документы передаются

На работе не должны отражаться отношения с руководством или личные мотивы прекращения трудовых отношений. Вести себя сотрудник должен грамотно, иначе ему не получится взять положительные рекомендации у руководства компании. Процесс передачи представлен определенными действиями. Изначально создают комиссию, проводят проверочные мероприятия бумаг и составляют акт.

В зависимости от того, на какой должности работал человек, разнится перечень бумаг, которые он должен передать. К примеру, если это кадровик, то он передает личные дела работников предприятия, приказы и прочие нормативы, касающиеся его деятельности.

Что указывается в акте?

Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.

Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.

После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.

Образец акта передачи

Законодатель не предусматривает проведению передачи дел. Обязанность касается человека, который занимает ответственную должность. Ответственность может быть материальной или той, что отражена в КоАП. Руководство предприятия оценивает состояние дел во время передачи. Не нужно забывать о том, что обязанности сотрудников прописаны в трудовых соглашениях.

Скачать акт можно здесь: 

Скачать образец акта: [33.00 KB]

При уходе директора

Процесс прекращения трудовых отношений с руководством организации представлен несколькими этапами. Главным моментом выступает то, когда происходит передача дел новому директору. Прежде чем прекратить действие трудового соглашения требуется провести инвентаризацию имущественного характера.

По итогам процедуры формируется акт приемки. документа индивидуально. Это связано с тем, какие дела подлежат передаче и разновидностью деятельности. При приемке необходимо составить по максимуму детальную бумагу. Передать нужно документацию учредительного и банковского значения.

Необходимы акты, указывающие на наличие прав относительно имущества и лицензии. Составляется опись переданных вещей. К ним отнесены печати, ключи от кабинетов и ячеек, оформленных в банке. Реализуют процесс члены комиссии.

С главным бухгалтером

Главным финансистом предприятия несется большая доля ответственности. В законе отражен порядок передачи бумаг при увольнении указанного сотрудника. Формирование бухгалтерской отчетности ведется в точном порядке с 2011 года. При расторжении договора нужно передать все документы приемнику. Основанием выступает акт приемки. Данные требования не могут быть заявлены руководством фирмы.

По этой причине на период отработки на работу берут прежнего помощника. По мере ведения дел вместе с главным бухгалтером человек вникает в их суть и запоминает информацию в автоматическом режиме.

Передача дел в кадровой службе

Законодателем не разработан единый перечень для кадровиков. Это говорит о том, что для каждой организации такой список будет индивидуальным. Однако, некоторые бумаги компания должна оформлять. К примеру, это расписание штата. Закреплены положения в трудовом законе.

Внутри предприятия устанавливаются правила распорядка и действует свое положение, в соответствии с которым оплачивается труд людей. Обязательным актом называют график, отражающим очередность ухода работников отдыхать.

Персональные данные обрабатываются на основании отдельного акта, изданного руководством компании. На каждого сотрудника должна быть создана карточка и разработаны правила относительно охраны труда. Отработанное время подлежит учету. Реализуется это на основании указанного табеля. С работниками подписывают трудовые соглашения и заполняют трудовые книжки.

Движение указанного акта происходит на основании закона. Контрольные мероприятия подлежат отражению в специальном журнале. Документ должен быть в организациях. Разрабатываются руководством компаний приказы, затрагивающие личный состав.

В них прописан процесс принятия на должность и сокращения, увольнения. Кадровиками ведутся документы, указывающие переводы на другую работу и предоставление отдыха. Командировки фиксируются в актах. Приказы затрагивают основную деятельность предприятий.

Нужно ли разработать положение

Ответить на него можно утвердительно. Отмечают, что процесс передачи документации соблюдается не во всех компаниях. Это связано с тем, что требование необязательно. Составлен список должностей, при занятии которых граждане реализуют передачу. Это касается ситуаций, когда расторгают трудовые отношения.

В первую очередь это должности руководящего типа. Такой человек обладает широким объемом полномочий. У директора находится много вещей, за которые он несет ответственность.

Например, это печати, лицензионные бумаги и договоры. При расторжении с ним соглашения необходимо составить точный перечень документов, что передаются новому сотруднику. По этой причине издание приказа обязательно.

Аналогичны положения касаются должности главного финансиста. Сотрудник отвечает в материальных пределах. Ответственность касается сохранности отчетов и регистраций.

По этой причине при увольнении бухгалтера требуется составить акт.

Кадровые должности предполагают ответ за соответствующие бумаги на предприятии. В силу обстоятельства передача бумаг происходит после составления акта. Увольняющееся лицо обязано передать все предметы и бумаги новому работнику. Руководители отделов относятся к указанной группе.

Он отвечает за ряд важных вопросов для организации. Ему присуща личная ответственность за труд людей, находящихся в подчинении. Есть рядовые должности, выделяющие материальную ответственность. К примеру, те, кто работает за кассой.

При расторжении соглашения с человеком руководство издает приказ. Оформления связывается с днем, когда сотрудник прекращает работать на предприятии. После увольнения нельзя заставить работника приходить и заниматься делами. В документе обязательно содержатся данные о месте и времени составления, основания для его издания.

Прописываются должности лиц, на кого возложена ответственность. Иные важные моменты подлежат отражению. Внизу бумаги ставит визу руководитель. При наличии печати – оттиск.

Передача дел при увольнении сотрудника предусматривает несколько положений. После прекращения трудовых отношений с человеком не получится заставить его вернуться и доделать незаконченные дела. Такие требования руководства организации рассматривают как незаконные.

Поэтому издать распоряжение относительно передачи ценностей и бумаг нужно заранее. Привязывать акт к увольнению не следует. Обязать будущего сотрудника участвовать в приемке нельзя, если он не подписал соглашение. Действия руководства компании незаконны. Решение обжалуется в установленном порядке.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером, смотрите в этой видеоконсультации:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/uvolnenie/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Передача дел при увольнении сотрудника: порядок действий, обязан ли работник передавать имущество, дела, образец плана, положения и других документов

Как оформить передачу дел при увольнении работника

Процедура по передаче дел является неизбежной при увольнении сотрудников всех рангов: от рядовых работников – до руководителей и кадровиков.

К сожалению, эта процедура редко проходит мирно, без взаимных претензий и обид.

В подобном конфликте бывают  задействованы две стороны:  лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.

Чаще всего, как показывает практика, сотрудники выражают недовольство не самим фактом передачи дел, а исключительно тем, как этот процесс организован.

Как нужно действовать, каков план и порядок проведения процедуры, необходима ли разработка положения о передаче?

[upto]

Обязан ли работник передавать дела?

Определимся с целью процедуры передачи дел. Цель заключается в том, что увольняющееся лицо, таким образом, ставит в известность  окружающих бывших коллег относительно состояния  рабочих дел на момент  своего увольнения.

Сотрудник, покидающий руководящую должность, несущий материальную имущественную ответственность, передает своему приемнику:

  • правовую базу;
  • документальную базу;
  • материальную базу.

Важно! По закону (ч.1, ст. № 192 ТК РФ), процедура по передаче дел не является обязательной.

Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.

Большинство руководителей включают в трудовое соглашение  пункт, обязующий, в случае увольнения, осуществить передачу дел.

Но, следует признать во внимание, что данный пункт относится к покидающей компанию стороне и поэтому не имеет особого смысла.

Образец Плана

Российское законодательство не предусматривает процедуру под названием «Передача дел при увольнении».

Но работник, занимающий ответственную административную или материальную должность, должен всё же осуществить этот процесс. По переданным делам руководитель сможет судить об их состоянии.

Не забывайте! Обязательства сотрудников регулируются лишь условиями трудового соглашения (или трудовой инструкцией), согласно ст. ТК РФ.

Увольнительный процесс включает в себя следующие этапы:

  1. Написание сотрудником заявления об увольнении.
  2. Издание приказа от лица руководства относительно назначения проведения инвентаризации дел и имущество, выданного уходящему сотруднику.
  3. Осуществление процесса инвентаризации.
  4. Сравнение полученных по факту проверки результатов с изначальными данными.
  5. Осуществление передачи дел либо уполномоченному лицу, либо новому сотруднику.
  6. Одобрение и подписание акта приёма–передачи.
  7. Окончательный расчёт с уходящим работником.

Для удобства может быть создан документальный вариант плана передачи дел, при этом в него можно включить:

Нужно ли разработать Положение?

Ответ на этот вопрос однозначно положительный, несмотря на то, что процесс передачи дел – это, по сути, формальность, которой в компании следуют не всегда.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Но при этом имеется перечень ключевых должностей, в отношении увольнения которых требуется официальное распоряжение (приказ) и план передачи дел:

  • Должность директора. У данного лица имеется самая широкая сфера ответственности: в его руках сосредоточены печати, документы, лицензии, множество контактов и договоров. При его увольнении нужен чёткий перечень передаваемых дел и бумаг. Поэтому необходим соответствующий приказ.
  • Должность главного бухгалтера. Это основное материально ответственное лицо, отвечающее за сохранность всей отчётности и регистров. Поэтому, процесс передачи дел от одного главбуха – другому регламентирован в ч.4, гл. 4, ст. № 402 ФЗ РФ. Об увольнении главного бухгалтера читайте здесь.
  • Должность кадровика. Это основное материально ответственное лицо за всю кадровую документацию. Поэтому процесс по передаче документов осуществляется через опись и составление акта приёма-передачи от уходящего кадрового сотрудника – новому.
  • Должность начальника отдела. Данное лицо занимается широким кругом профессиональных вопросов и несёт личную ответственность за производство и подчинённых.
  • Должность рядового сотрудника, несущего материальную ответственность. Такими сотрудниками являются кассиры, кладовщики и т.д.

Имейте в виду! При увольнении такого сотрудника, в компании издаётся приказ о передаче дел. Этот приказ, в не зависимости от должности, должен быть оформлен строго до дня расторжения трудового соглашения.

После расторжения, бывший сотрудник не обязан будет посещать своё прежнее место работы и тратить личное время на чужие дела.

В универсальном образце приказа о передаче дел должны содержаться:

  • Дата и место составления.
  • Основания для издания приказа.
  • Указание должности, ФИО ответственных лиц.
  • Прочие важные моменты.
  • В конце – виза руководителя и печать.

Порядок процедуры при уходе директора

Увольнение руководителя – это поэтапная процедура, ключевой составляющей которой является передача дел новому руководству.

За правовую основу процедуры можно принять один документ – это Закон 1990 г. «О банках и банковской деятельности» № 395 – 1.

Гендиректор (руководитель) компании – это лицо, несущее материальную ответственность.

Поэтому перед осуществлением передачи дел следует сделать имущественную инвентаризацию.

В 2018 году требуется составление акта приёмки–передачи.

данного акта  имеет индивидуальный характер, так как он определяется особенностями передаваемых дел и масштабом деятельности компании.

Важно! Акт приёмки – передачи должен быть максимально детализирован.

По данному акту осуществляется ревизия передачи подлинников следующих документов:

  • учредительной документации;
  • банковской документации;
  • документов, подтверждающих права компании на владение имуществом;
  • лицензионный пакет и другая разрешительная документация.

Примите к сведению! В соответствии с проведённой описью, которая прикрепляется к акту приёмки – передачи, новый руководитель принимает из рук прежнего: штампы и печати, ключи от сейфов и ячеек банка, ценности компании, предметы техники и всю контактную информацию по партнёрам.

Процедура по составлению акта должна осуществляться специальной комиссией. В неё входят сотрудники компании, занимающие ответственные должности.

При расторжении договора с главным бухгалтером

Главный бухгалтер несёт колоссальную меру ответственности, поэтому закон регламентирует процесс передачи бухгалтерских дел от уходящего специалиста – к новому.

Начиная с 2011 года, согласно закону  ФЗ РФ «О бухгалтерском учёте» № 402, бухгалтер должен вести учёт и формировать всю финансовую отчётность.

Поэтому зачастую используют один верный и проверенный способ: принимают на период отработки прежнего специалиста помощника. Это помощник, находясь рядом с бухгалтером, вникая во все дела,  автоматически принимает их.

Подробнее об увольнении главного бухгалтера читайте в этой статье.

Если увольняется МОЛ

Приказ руководства об увольнении материально ответственного сотрудника служит причиной для проведения ревизии. Процесс ревизии заключает в себе следующие действия:

  • пересчёт всех ценностей, вверенных работнику (состояния, степени износа, цена с учётом амортизации);
  • составление акта о передаче ценностей новому работнику.

Процедура передачи имущественных ценностей от предыдущего сотрудника – новому должна сопровождаться актом приёма – передачи. Акт визируется двумя сторонами:

  • Уходящим сотрудником.
  • Новым сотрудником.

Имейте в виду! После того, как будет завизирован акт, договор с предыдущим сотрудником о его материальной ответственности утрачивает всяческую силу, и ответственность переходит к новому специалисту.

Осуществить передачу ценного имущества следует в течение14 дней – за время отработки. Держать и не отпускать сотрудника, желающего уволиться, даже при сохранении ему оклада, считается незаконным.

Подробнее об увольнении материально-ответственного лица и передаче имущества при этом читайте здесь.

О правилах передачи дел при увольнении главного бухгалтера и порядке вступления в должность нового сотрудника, рассказано в данном видео:

https://www..com/watch?v=5JCZFknd5d8

Выводы

Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.

По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.

Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.

Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.

Что делать в нередкой  ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?

Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на  момент прихода нового работника.

[upto]

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/vazhnoe/peredacha-del-pri-uv.html

Юриста слово
Добавить комментарий